De processen die onderdeel zijn van de Source to Pay-keten, zoals inkoop, contractbeheer en factuurverwerking, vormen een aanzienlijk deel van de operationele kosten van een organisatie. Tegelijkertijd zijn het processen die lang onderbelicht bleven in initiatieven op het gebied van digitalisering. Nu de technologie volwassen is geworden en de druk op transparantie, kostenbeheersing en ESG toeneemt, komt dit domein volop in beweging.

“De potentie is enorm,” licht Esther toe. “Digitalisering van Source to Pay-processen levert directe voordelen op, zoals lagere kosten, betere afspraken en snellere processen. Dat maakt het voor steeds meer leveranciers aantrekkelijk om zich op deze markt te richten, van slimme niche-oplossingen tot geïntegreerde end-to-end suites.”

Nieuwe toetreders

Het is opvallend dat veel van deze nieuwe aanbieders afkomstig zijn uit andere hoeken dan de traditionele softwarewereld. Denk aan voormalige inkopers die zelf een betere oplossing wilden bouwen, data-specialisten die AI inzetten voor matching en analyse, of partijen met focus op een specifieke sector die een beproefde oplossing nu breder toepasbaar maken. Ze bouwen vanaf nul, cloud-native, schaalbaar en gericht op gebruiksgemak.

Daarnaast verschijnen er steeds meer moderne suites die het volledige Source to Pay-proces ondersteunen. Ze zijn een serieus alternatief voor de gevestigde namen die dit domein tot voor kort domineerden. Denk aan toepassingen zoals slimme intake, waarbij gebruikers eenvoudig aangeven wat ze nodig hebben en het systeem automatisch de juiste leverancier selecteert. Ook automatische contractanalyse, real-time dashboards en leveranciersportalen met duurzaamheidsinformatie zijn inmiddels de standaard.

“Toepassingen waarvan we een paar jaar geleden dachten dat ze te complex waren, zijn nu gewoon beschikbaar,” zegt Esther. “En ook belangrijk: de meeste van deze tools zijn ontworpen om flexibel te integreren met bestaande systemen, dus je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden.”

Rem op groei

Toch is lang niet elke organisatie zich bewust van deze ontwikkeling. Esther vervolgt: “Veel organisaties werken nog met ERP-modules of 'oudere', specialistische Source to Pay-oplossingen. Oplossingen die ooit vooruitstrevend waren, maar inmiddels vaak een rem zijn op verdere groei. Alleen leveranciers die hun technologie én visie blijven vernieuwen, houden aansluiting bij de markt. De rest zal geleidelijk terrein verliezen.”

“Wij merken dat steeds meer organisaties zich afvragen: is onze huidige oplossing nog toekomstbestendig? En wat zijn de alternatieven? Juist in deze fase is overzicht en onafhankelijk advies essentieel - en dat is precies de rol van Spendlinq”, zegt Esther. “Wij volgen de internationale markt op de voet. Die kennis zetten we in om onze opdrachtgevers te adviseren, of het nu gaat om optimaliseren of volledig vervangen.”

Toekomstbestendige technologie

Steeds vaker schakelen organisaties Spendlinq in om te beoordelen of hun huidige Source to Pay-technologie nog toekomstbestendig is. Soms leidt dat tot optimalisatie binnen de bestaande omgeving. Maar regelmatig blijkt een overstap naar een nieuwe oplossing nodig. Zoals bij een bouw & infrapartner, waar Spendlinq in vijf maanden tijd een contractmanagementoplossing selecteerde en implementeerde, in aanvulling op het bestaande ERP-systeem.

“Die combinatie van vernieuwen én behouden is belangrijk. ERP-systemen blijven vaak de financiële basis. En ook bestaande Source to Pay-oplossingen kunnen zeker nog waarde hebben, bijvoorbeeld in complexe organisaties. De sleutel tot succes zit in het maken van bewuste keuzes en het benutten van moderne technologie waar dat echt loont”, stelt Esther.

Meer dan technologie alleen

Een succesvolle transformatie draait bovendien niet alleen om technologie. Spendlinq kijkt altijd integraal naar processen, data en mensen. “Zonder goede data, passend procesontwerp en draagvlak bij gebruikers, blijft zelfs de beste software onderbenut,” benadrukt Esther. “Daarom is onze aanpak altijd breder dan alleen de keuze voor het beste systeem.”

De voordelen zijn evident: lagere proceskosten, kortere doorlooptijden, scherpere afspraken en beter inzicht. En dat effect is blijvend. “In tegenstelling tot investeringen in omzetgroei, die vaak extra kosten en onzekerheid met zich meebrengen, levert optimalisatie van Source to Pay blijvende waarde op,” zegt Esther. “Het draagt direct bij aan de financiële gezondheid van de organisatie.”

Valkuilen en risico’s

Niets doen is misschien wel de grootste valkuil. Organisaties die niet meebewegen, laten niet alleen kansen liggen, maar lopen ook risico’s: verouderde systemen, versnipperde data, hogere beheerkosten en minder wendbaarheid. “De grootste kosten zitten vaak in het vasthouden aan verouderde processen en systemen,” waarschuwt Esther. “Zeker als de wereld om je heen wél verandert.”

Kies nu, bouw aan voorsprong

Timing is dus cruciaal. “We zitten op een kruispunt waar nieuwe technologie, een groeiend aanbod en een duidelijke behoefte van organisaties samenkomen”, sluit Esther af. “Wij zien dagelijks hoe snel de markt zich ontwikkelt. Het is onze rol om die ontwikkelingen te volgen, beoordelen en vertalen naar concrete keuzes. Organisaties die nú goed nadenken over hun Source to Pay-strategie, creëren voorsprong en zetten zichzelf structureel sterker neer in de toekomst.”