Het is een feit: e-facturatie wordt de Europese norm. Daarnaast wordt ook digitale rapportage van transactionele data (e-reporting) vereist. Voor overheidsorganisaties is dit al sinds 2019 aan de orde. Maar ook in de private sector wordt de urgentie groter. In het kader van het wetsvoorstel VAT in the Digital Age (of kortweg ViDA) wordt vanaf 2026 e-facturatie (en later ook e-reporting) gefaseerd verplicht voor B2B-transacties binnen de Europese Unie. In andere Europese landen is die verplichting al eerder ingevoerd of aangekondigd. Nederland volgt in 2026, met implementatieverplichting op termijn voor specifieke sectoren en transactietypes.

“De achterliggende gedachte van het nieuwe wetsvoorstel is om het btw-stelsel toekomstbestendig te maken’’, zegt Ruud. “In het kort komt het erop neer dat de maatregelen EU-landen in staat stellen om efficiëntie te verbeteren, btw-fraude tot een minimum te beperken en transparantie te verbeteren.”

Schakel in proces

“Maar e-facturatie heeft ook voor de organisaties zelf duidelijke voordelen”, vervolgt Ruud. “Zo worden facturen automatisch gecontroleerd, sneller verwerkt en hoeven ze niet meer handmatig te worden ingeboekt. Dat bespaart niet alleen tijd, maar vermindert fouten en versnelt de betalingscyclus. Ook het archiveren en terugzoeken van facturen wordt een stuk eenvoudiger.” Toch waarschuwt Ruud voor te hoge verwachtingen. “E-facturatie is zeker een goede stap als je wilt optimaliseren, maar richt zich vooral op efficiëntie aan het eind van het proces. Baseer je daar je hele digitaliseringsstrategie op, dan mis je de échte kansen.”

Want wie alleen focus legt op factuurverwerking, vergeet de stappen in het proces die daaraan voorafgaan: het goed vastleggen van verplichtingen, het automatiseren van bestellingen en het matchen van facturen aan de juiste order of ontvangst. “Zonder een goed ingericht Purchase to Pay-proces blijf je alsnog veel handmatig corrigeren, controleren en navragen. Zelfs als de factuur digitaal binnenkomt.”

Data als fundament

De uitdaging zit dan ook niet in het versturen of ontvangen van een UBL- of Peppol-factuur, maar in het beschikken over de juiste data om die factuur automatisch te kunnen matchen. Denk aan kloppende bestelreferenties, ontvangstbevestigingen, contractkoppelingen of budgetcodes. “E-facturatie zonder goede stamdata en processen is als een snelweg zonder afritten. Het verkeer stroomt, maar niemand weet waar het naartoe moet,” glimlacht Ruud.

Verandering in ketensamenwerking

Bovendien vraagt e-facturatie om meer dan techniek alleen. Leveranciers moeten worden aangesloten, systemen moeten met elkaar kunnen communiceren en interne processen moeten aangepast worden. Sommige leveranciers hebben nog niet de mogelijkheid om e-facturen te versturen of maken gebruik van afwijkende standaarden. En binnen organisaties ontbreekt het soms aan kennis of capaciteit om die implementatie goed te begeleiden. “Het is een verandering in de samenwerking binnen de hele keten, en dat vraagt om de juiste aandacht”, aldus Ruud.

Processen versnellen

Toch ziet hij e-facturatie als een belangrijke stap, als je het maar in de juiste context plaatst. “Zie het als een middel om processen te versnellen, niet om deze te vervangen. Het maakt bestaande processen sneller en nauwkeuriger, maar alleen als de onderliggende processen al goed staan”, legt Ruud uit. “De echte digitale transformatie van de Source to Pay-keten begint namelijk niet bij de factuur, maar bij de bestelaanvraag. Door zoveel mogelijk bestellingen vooraf te registreren (ook voor complexe categorieën) en deze goed te koppelen aan contracten of budgetten, leg je de basis voor automatisering verderop in de keten.”

Controle, compliance en kostenbeheersing

Effectieve Source to Pay-oplossingen begrijpen dit en ondersteunen zowel het aanvragen, goedkeuren, bestellen, ontvangen als factureren op één samenhangende manier. Ze bieden e-facturatie als integraal onderdeel, maar combineren dit met bijvoorbeeld automatische drie-weg-matching, real-time spend dashboards en inkoop op basis van contracten. “Het gaat om het totaalbeeld,” zegt Ruud. “Alleen dan maak je echt stappen in controle, compliance en kostenbeheersing.”

Bredere Source to Pay-strategie

Voor organisaties die e-invoicing willen implementeren of uitbreiden, adviseert Ruud om het onderwerp altijd te plaatsen binnen de bredere Source to Pay-strategie. “Kijk niet alleen naar technische aansluiting, maar ook naar de procesinrichting, datakwaliteit, leveranciersadoptie en verandermanagement”, stelt hij. “En blijf realistisch over de impact: het is een belangrijke stap vooruit, maar niet de enige die je moet nemen als je duurzaam waarde wil creëren.”

Ruud besluit: “E-facturatie is een goede start, zeker nu wetgeving ontwikkelingen versnelt. Maar als je écht grip wilt op je uitgaven, begin dan bij inzicht, eigenaarschap en slimme procesinrichting - niet alleen bij een digitale factuur.”