Een verplichtingenadministratie legt vast welke financiële verplichtingen een organisatie is aangegaan, nog voordat er een factuur verschijnt. Het gaat om bestellingen, contracten, raamovereenkomsten en andere toezeggingen die tot een uitgave zullen leiden. “Zonder inzicht in verplichtingen loop je eigenlijk altijd achter de feiten aan”, zegt Piet. En dat heeft serieuze gevolgen. Budgetten worden overschreden, facturen worden beoordeeld zonder de juiste context, en financiële rapportages zijn incompleet of zelfs onjuist.

Externe druk
De externe druk op dit punt neemt ook toe. Toezichthouders, accountants en control-afdelingen stellen steeds strengere eisen aan de onderbouwing van uitgaven. Niet alleen in de publieke sector, waar rechtmatigheid van uitgaven centraal staat, maar ook in het bedrijfsleven, waar audittrails, governance en risicobeheersing bepalend zijn voor vertrouwen, stabiliteit en strategisch succes. ESG-rapportages, leveranciersrisico’s, contractuele verplichtingen en interne controles raken allemaal aan de verplichtingenadministratie.

Brug tussen inkoop en financiën
Toch zit de werkelijke crux ergens anders: bij de rolverdeling tussen financiën en inkoop. “Finance draagt vaak het probleem, maar inkoop heeft de sleutel tot de oplossing”, stelt Piet. “Dat klinkt tegenintuïtief, want verplichtingen lijken op het eerste gezicht een finance-onderwerp. Maar de realiteit is dat verplichtingen ontstaan bij de bron: het moment waarop iets besteld of gecontracteerd wordt. En dat gebeurt vrijwel altijd in het inkoopproces. Alleen als inkoop die verplichtingen vastlegt en integreert in het proces, ontstaat er een betrouwbare administratie.”

Dat heeft directe gevolgen voor de manier waarop mensen in de organisatie werken. Medewerkers die iets nodig hebben - van softwarelicenties tot kantoorartikelen of inhuur van extern personeel - moeten dat vooraf aanvragen. Ze moeten opgeven wat ze nodig hebben, waarom, voor welk bedrag, en of daar budget voor is. Vaak moeten ze ook een goedkeuring krijgen voordat er iets besteld kan worden. Zakelijk lijkt dat vaak omslachtig of bureaucratisch, terwijl het in de privésfeer de normaalste zaak van de wereld is.

“Niemand koopt thuis een nieuwe wasmachine zonder te kijken of er budget voor is, maar op de werkvloer vinden mensen het vreemd dat ze niet gewoon kunnen bestellen”, zegt Piet met een knipoog. “Die mindset veranderen is misschien nog wel de grootste uitdaging.”

Geen verrassingen
“Bij Spendlinq zijn wij ervan overtuigd dat de sleutel ligt in het combineren van duidelijke processen met gebruiksvriendelijke technologie én een sterke veranderstrategie”, vervolgt Piet. “Het moet logisch en laagdrempelig zijn voor medewerkers om dingen goed te doen. En je moet uitleggen waarom het belangrijk is: dat het niet om controle draait, maar om grip, rechtmatigheid en het voorkomen van verrassingen.”

Source to Pay-keten
Moderne Source to Pay-oplossingen bieden daarin veel mogelijkheden. Ze maken het mogelijk om aanvragen, bestellingen, budgettoetsing en goedkeuringen te automatiseren en intuïtief te maken. Maar ze gaan verder dan dat. Een goede oplossing slaat de brug naar contractmanagement en legt ook daar de verplichtingen vast. Daarmee wordt de cirkel rond: van behoefte tot bestelling, van contract tot betaling.

“Als je verplichtingenadministratie serieus neemt, dan kun je niet om contractmanagement heen”, stelt Piet. “Je moet zeker weten dat er een rechtmatige en goedgekeurde overeenkomst is voordat je verplichtingen aangaat. En je wilt die contractuele verplichtingen automatisch koppelen aan je inkoop- en financiële processen.”

Daarmee raakt dit thema ook aan het bredere vraagstuk van rechtmatige totstandkoming van contracten - een onderwerp dat vooral in de (semi)publieke sector steeds vaker onder het vergrootglas ligt. Maar ook in commerciële omgevingen zijn de risico’s groot: van ongeautoriseerde afspraken tot ontbrekende onderbouwingen bij financiële audits.

Integrale aanpak
Het is dus essentieel om integraal naar de hele Source to Pay-keten te kijken. Veel organisaties richten zich op één onderdeel - zoals factuurverwerking, of contractbeheer - maar missen daarmee het grotere geheel. “Het is belangrijk om te begrijpen hoe alles met elkaar samenhangt: als je alleen de achterkant automatiseert, blijf je aan de voorkant risico’s houden”, benadrukt Piet.

Daarbij is het niet per se noodzakelijk om alles in één enkel systeem onder te brengen. Integraties tussen gespecialiseerde softwaretools kunnen prima werken, mits de processen goed zijn ingericht en de data goed doorstroomt. Toch maakt het werken met één geïntegreerde Source to Pay-oplossing het geheel aanzienlijk eenvoudiger. Niet alleen voor gebruikers, maar vooral ook voor rapportages en sturing.

“Hoe minder systemen, hoe minder handmatige koppelingen, hoe betrouwbaarder je data”, legt Piet uit. “Maar het allerbelangrijkste is dat je keuzes maakt vanuit het proces, niet vanuit bestaande systemen of gewoontes.”

Fundamentele verandering
Een correcte verplichtingenadministratie vraagt dus om meer dan alleen techniek. Het vraagt om een fundamentele verandering in denken, werken en samenwerken. Financiën en inkoop moeten samen optrekken. Medewerkers moeten begrijpen waarom ze vooraf iets moeten aanvragen. En de organisatie moet bereid zijn om niet alleen systemen, maar ook gedrag en cultuur aan te passen.

“Dit is geen financieel project, dit is een organisatieverandering”, besluit Piet. “Wie het goed aanpakt, krijgt er veel voor terug: rust, grip, betrouwbaarheid - en het vertrouwen van iedereen die op de cijfers moet kunnen bouwen.”