Verbindende schakel

De Source to Pay-keten staat niet op zichzelf, maar verbindt een netwerk van inkoop, finance, leveranciers en medewerkers uit de hele organisatie. De inkoper die een raamcontract afsluit, de controller die budgetten bewaakt, de contractmanager die compliance borgt. Allemaal dragen ze hun steentje bij. En dat vraagt om een aanpak die recht doet aan de perspectieven van al deze stakeholders.

Van operatie naar strategie

Voor professionals binnen het Source to Pay-domein verandert er veel. Niet alleen worden processen efficiënter en data betrouwbaarder, maar ook de werkzaamheden zelf verschuiven. Minder repeterend werk, meer ruimte voor strategisch denken. “Digitaal en AI-enabled werken vraagt om nieuwe skills”, zegt Piet. “Maar het biedt ook kansen om het werk leuker en impactvoller te maken, als je mensen daar maar goed op voorbereidt.”

Verandervermogen: technologie gaat sneller dan gedrag

Technologie kun je in weken uitrollen. Maar gedrag verandert zelden met een druk op de knop. Een nieuwe manier van werken vraagt om continu investeren in mensen en cultuur. Verandervermogen is daarom een essentiële randvoorwaarde voor succes. Niet alleen bij de projectteams, maar in de hele organisatie. Denk aan betrokken leiders, training op maat, voorbeeldgedrag in de lijn en ruimte om te leren.

“Een procesverandering is pas duurzaam als mensen begrijpen waarom ze anders moeten werken - en voelen dat ze daarin ondersteund worden”, stelt Piet. “Dat vraagt om duidelijke communicatie, actieve begeleiding en een veilige omgeving waarin fouten maken mag.” Pas dan ontstaat er ruimte voor vernieuwing die blijft.

Standaardiseren zonder starheid

Iedereen in de business kan deelnemen aan het Source to Pay-proces. En iedereen beleeft dat proces anders. De facilitaire dienst wil snel schakelen, de IT-afdeling zoekt flexibiliteit, en projectteams willen inzicht in hun uitgaven. “Elke afdeling heeft verschillende behoeftes en zal het proces op andere manieren benaderen. Door de stromen in kaart te brengen en vooraf in gesprek te gaan met de eindgebruikers, kom je veel te weten over de verandering die nodig is. De feedback van eindgebruikers levert goede informatie op over de vereisten en gebruikerservaringen.”

Piet vervolgt: “Uiteraard is het niet mogelijk om voor elke persoonlijke voorkeur te voorzien in een gestandaardiseerd proces. Wel is het belangrijk om goed na te denken over de ‘klantreis’. Ook binnen Source to Pay-processen luidt het devies: ‘Ken je klant’. Je wil vooral een laagdrempelig proces aanbieden dat wordt ondersteund door een gebruiksvriendelijk platform. Hoe eenvoudiger het systeem werkt, hoe hoger de adoptie.”

Partners in de transformatie

De toenemende digitalisering vraagt ook veel van leveranciers. Denk aan e-facturatie, digitale catalogi of leveranciersportalen. Het kan de samenwerking een stuk efficiënter maken, maar dat vraagt om duidelijke afstemming en communicatie. Zeker bij strategische leveranciers is het essentieel om de impact van de verandering goed in kaart te brengen en afspraken te maken over de nieuwe manier van samenwerken. “Een succesvolle transformatie is tweerichtingsverkeer”, zegt Piet. “Als je je leveranciers meeneemt, groeit de hele keten mee.”

Succes begint bij samenwerking

Piet concludeert dat technologie slechts een middel is. “De echte transformatie zit in de manier waarop mensen samenwerken, binnen teams én met externe partners. Door vanaf de start te investeren in stakeholdermanagement, gebruikersgericht ontwerp en duidelijke communicatie, leg je de basis voor een toekomstbestendig Source to Pay-proces. En dat levert niet alleen efficiency op, maar vooral grip, vertrouwen en draagvlak.”