Strategy: het fundament leggen

In de praktijk begint elke transformatie met de fundamentele vragen: wat willen we bereiken, en wat is daarvoor nodig? Dat is precies waar Strategy voor staat. “In deze fase ondersteunen onze strategieconsultants bij het maken van scherpe keuzes. Welke ambities heeft de organisatie? Wat zijn de huidige knelpunten in processen of systemen? En hoe sluit een mogelijke nieuwe oplossing aan op de bestaande IT-architectuur?”, legt Paul uit.

In deze strategische fase wordt bepaald welke route de organisatie kiest. Paul legt uit: “Wij helpen met het opstellen van een heldere Source to Pay-visie, die we vertalen naar concrete procesontwerpen, doelstellingen en randvoorwaarden. Daarbij hoort ook het uitvoeren van een nulmeting om de uitgangspositie scherp in beeld te brengen. En het opstellen van een businesscase, waarin zowel kwantitatieve als kwalitatieve baten worden meegenomen. We kijken naar de hele keten, en zorgen dat er een stevig fundament ligt voordat keuzes worden gemaakt.”

Op basis daarvan volgt een onafhankelijke selectie van een passende oplossing. “Alleen als het nodig is, want vervanging hoeft niet altijd de beste route te zijn. Soms blijkt het juist effectiever om de bestaande inrichting te optimaliseren of functionaliteiten in het huidige pakket (beter) uit te nutten. Ook in die afweging begeleiden wij organisaties, zonder commercieel belang te hebben bij een specifieke leverancier. Dat maakt ons advies onafhankelijk, pragmatisch én realistisch.”

Solution: van strategie naar operatie

Zodra een keuze is gemaakt of een richting is bepaald, begint de volgende fase: Solution. Dit is de implementatiefase, waarin de plannen worden omgezet naar werkende oplossingen. Spendlinq werkt met een team van specialisten die dagelijks betrokken zijn bij Source to Pay-implementaties, zowel van nieuwe als bestaande systemen. Denk aan programma- en projectmanagers, functioneel implementatieconsultants en experts op het gebied van integraties en rapportages.

“Wat ons onderscheidt is dat we niet gebonden zijn aan één technologie of leverancier”, benadrukt Paul. “We kennen de markt, begrijpen de mogelijkheden van verschillende pakketten, en zorgen ervoor dat de gekozen oplossing past bij de processen, mensen en doelstellingen van elke specifieke organisatie.”

Paul merkt op dat het in deze fase minstens zo belangrijk is om aandacht te geven aan de mensen en die mee te nemen in de verandering. “Want de implementatie van een nieuw systeem betekent vaak dat medewerkers anders (moeten) gaan werken, dat goedkeuringsworkflows anders verlopen en processen worden gestandaardiseerd. Wij ondersteunen daarom ook bij adoptie, communicatie en training, zodat de nieuwe werkwijze écht landt in de organisatie.”

Succes: waarde blijven realiseren

Maar daar stopt het niet. “Voor ons eindigt een project niet bij een geslaagde livegang, maar pas wanneer de oplossing functioneert zoals beoogd is én wordt gebruikt zoals ontworpen”, zegt Paul.

Juist na livegang begint de fase die vaak het meest wordt onderschat: Success. Hierin wordt de initiële inrichting verder uitgerold over inkoopcategorieën, organisatieonderdelen en leveranciers. In deze fase hebben gebruikers ondersteuning nodig, worden systemen verder verfijnd en gaan de processen pas echt draaien.

“Ook in deze cruciale fase ondersteunen wij organisaties met operationele ondersteuning. Denk aan functioneel beheer, gebruikerssupport, inrichting van nieuwe processtromen en het aansluiten van leveranciers op de gekozen oplossing. Daarnaast krijgen opleiding en doorontwikkeling aandacht, zodat de investering zijn waarde blijft behouden”, vertelt Paul. “We zien dat veel softwareleveranciers na livegang terugschakelen. Terwijl dit hét moment is waarop je als organisatie het verschil kunt maken.”

De juiste expertise in elke fase

Om in elke fase de juiste expertise te kunnen leveren, kiest Spendlinq bewust voor een multidisciplinair team met specialisten voor elk onderdeel van het transformatietraject. Van strategisch adviseur tot implementatieconsultant en functioneel beheerder: ieder met diepgaande kennis van het Source to Pay-domein én van de sectoren waarin opdrachtgevers opereren. “Deze combinatie maakt dat we niet alleen kunnen adviseren maar ook echt realiseren, en daarna blijven ondersteunen.”

Paul besluit: “Wij bieden organisaties één aanspreekpunt voor de hele digitale transformatie, die het overzicht houdt, de stappen met elkaar verbindt en continu meedenkt over verbetering. Want Source to Pay-transformatie heeft geen einddatum, maar is een doorlopend proces van professionalisering. En daarin is het van grote waarde om een partner naast je te hebben die weet hoe je van ambitie naar resultaat komt, en onderweg alle schakels in de juiste balans met elkaar verbindt.”