Begin bij een businesscase
“Wie écht wil weten of een investering rendeert, begint met een scherpe businesscase”, adviseert Lonneke. “Een goede businesscase geeft richting en zorgt ervoor dat iedereen hetzelfde beeld heeft van wat je wilt bereiken. Het helpt bij het stellen van prioriteiten, het maken van keuzes in de inrichting en bij het beoordelen van de resultaten achteraf.”

Meer dan alleen financiële baten
“Het is goed om je te realiseren dat een businesscase verder gaat dan alleen financiële baten. Natuurlijk worden besparingen op verwerkingskosten of betere contractnaleving meegewogen, maar minstens zo belangrijk zijn de kwalitatieve doelstellingen. Denk aan een gebruiksvriendelijker proces, betere datakwaliteit, hogere tevredenheid bij leveranciers of verbeterde compliance. Deze doelen zijn soms moeilijker meetbaar, maar minstens zo belangrijk voor het succes van een Source to Pay-transformatie”, legt Lonneke uit.

Geen succes zonder nulmeting
Om daadwerkelijk te kunnen beoordelen of er voortgang is, is een nulmeting cruciaal. “Dit geeft inzicht in de startsituatie: hoe lang duurt het verwerken van een factuur? Hoeveel facturen kunnen automatisch worden gematcht? Wat is het aandeel uitgaven zonder vooraf vastgelegde bestelling? Door dit vooraf helder in beeld te brengen, ontstaat er een realistisch uitgangspunt om verbeteringen aan te toetsen. Zonder nulmeting kun je eigenlijk nooit echt bepalen of je het goed doet”, aldus Lonneke.

De juiste KPI’s maken het verschil
Tijdens de implementatie is het zaak om niet alleen te kijken of het systeem technisch goed werkt, maar vooral of het gewenste gedrag en resultaat wordt bereikt. Daarvoor zijn goede KPI’s nodig, die inzicht geven in hoe het proces werkt.

Lonneke vervolgt: “Eén van de belangrijkste indicatoren is het percentage facturen dat automatisch wordt gematcht aan een order of contract. Dit geeft aan in hoeverre het proces daadwerkelijk is geautomatiseerd en hoeveel handmatig werk er nog nodig is. Een andere waardevolle indicator is de verwerkingstijd van een factuur (van ontvangst tot goedkeuring) wat veel zegt over de efficiëntie en interne afstemming. Ook het aandeel facturen dat binnenkomt met een correcte referentie is een belangrijke KPI, omdat dit iets zegt over de datakwaliteit en de discipline van de bestelprocessen.”

Ook aan de voorkant van het proces zijn er waardevolle meetpunten. “Denk aan het percentage uitgaven waar een goedgekeurde bestelling aan voorafgaat. Hoe hoger dit cijfer, hoe beter de organisatie grip heeft op verplichtingen, budgetten en naleving van contracten. Het aandeel maverick spend (uitgaven die buiten het inkoopbeleid of buiten raamovereenkomsten plaatsvinden) geeft een indicatie van in hoeverre beleid daadwerkelijk wordt nageleefd. Een daling hiervan is vaak een direct gevolg van betere processen en sturing”, zegt Lonneke.

Kijk verder dan de cijfers
Maar cijfers vertellen niet het hele verhaal. Ook kwalitatieve inzichten zijn essentieel. Bijvoorbeeld in de adoptie van het systeem door gebruikers, de tevredenheid onder leveranciers of het gemak waarmee budgethouders toegang hebben tot actuele informatie. “Digitalisering is pas effectief als mensen het systeem willen gebruiken én er echt iets mee kunnen”, benadrukt Lonneke.

“Wij weten uit ervaring dat met name de gebruikersadoptie door zowel bestellers als budgethouders hoger is als kritische gebruikers tijdig gevraagd wordt om mee te denken in de proces- en systeeminrichting. Daarna kunnen ze niet alleen een belangrijke rol spelen in het testtraject, maar ook om de nieuwe manier van werken over te brengen aan de collega's. Dit verhoogt de succeskans om de beoogde doelstellingen daadwerkelijk te behalen.”

Blijven verbeteren
De kracht van KPI’s zit niet in het meten alleen, maar in het continu spiegelen en verbeteren. Tijdens de cruciale periode na livegang (de zogeheten succesfase) worden KPI’s geëvalueerd ten opzichte van zowel de businesscase als de nulmeting. Op basis daarvan worden processen bijgesteld, gebruikers bijgeschoold of inrichting aangepast. Soms worden workflows vereenvoudigd, soms juist uitgebreid met extra controles. Juist in deze fase wordt zichtbaar of de implementatie de gewenste impact heeft.

Definitie van succes
Lonneke ziet nog te vaak dat Source to Pay-projecten worden benaderd als puur technische implementaties. “Dan ligt de nadruk op systemen, koppelingen en deadlines, maar niet op het effect in de praktijk. Het succes van een project wordt dan afgemeten aan de livegang, terwijl dat pas het begin is.”

“Organisaties die vooraf helder definiëren wat succes betekent, kunnen gerichter sturen, realistischer evalueren en beter verantwoorden wat een digitaliseringsproject daadwerkelijk oplevert. Het voorkomt dat beslissingen onderweg worden genomen op basis van aannames of momentopnames. In plaats daarvan is er een gemeenschappelijk kader waar iedereen op terug kan vallen”, stelt Lonneke.

Van ambitie naar resultaat
Lonneke besluit: “Als je vooraf bepaalt wat succes is, dat vertaalt naar meetbare en voelbare doelen, en onderweg actief blijft bijsturen, dan wordt digitalisering iets dat bijdraagt aan de organisatie, niet alleen iets wat technisch werkt. En dat is precies waar het bij Source to Pay om draait.”