“Wij noemen we dit daarom bewust de succesfase,” vertelt Sanne van Eijsden, Director Professional Services bij Spendlinq. “Omdat in deze cruciale fase de beloften uit het project daadwerkelijk waargemaakt moeten worden. Denk aan meer grip op uitgaven, betere uitnutting van contracten of minder handmatige administratie.”

Meer dan nazorg
De succesfase is daarom geen nazorg, maar een volwaardig onderdeel van het implementatietraject. “Waar softwareleveranciers vooral focus leggen op het technisch ‘aanzetten’ van de software, ontbreekt vaak de aandacht voor de context waarin een oplossing moet landen. Verandermanagement, procesinrichting of de aansluiting op de bestaande IT-architectuur is meestal niet hun domein”, legt Sanne uit.

Juist daar schuilt het risico: een oplossing die wél draait, maar onvoldoende rendement oplevert. Zeker bij complexere trajecten in een Source to Pay- of Purchase to Pay-omgeving, met meerdere organisatieonderdelen, uiteenlopende inkoopcategorieën en verschillende procesvarianten die het lastig maken om met één standaardinrichting het hele speelveld af te dekken. De eerste livegang is daarom vaak slechts een gecontroleerde start met een beperkte groep afdelingen, processen of producten. De echte impact komt pas in de fase die daarop volgt.

In de praktijk
Sanne illustreert dit met voorbeelden uit de dagelijkse praktijk. “Bij een landelijke belangenorganisatie werd Spendlinq ingeschakeld om de selectie, implementatie en uitrol van een Purchase to Pay-systeem te ondersteunen. Na de initiële oplevering van de nieuwe oplossing begeleidden wij de verdere uitrol naar verschillende interne onderdelen, ieder met eigen rollen, contractvormen en bestellogica. Het project begon met een beperkt aantal gebruikers en eenvoudige inkoopcategorieën, waarna we in de succesfase dit hebben uitgebreid naar meer strategische domeinen. Door het integreren van contractbeheer, gedifferentieerde goedkeuringsworkflows en doelgerichte training werd de verwachte impact gerealiseerd.”

“In een ander project bij een middelgrote zorginstelling werd gestart met een Purchase to Pay-oplossing voor een centrale facilitaire dienst. Spendlinq begeleidde de uitrol naar medische afdelingen met uiteenlopende behoeften en processen. Door catalogi slim in te richten, processen werkbaar te houden en interne key-users te activeren, zijn we erin geslaagd om de adoptie aanzienlijk te vergroten. Binnen een half jaar werd meer dan 60 procent van de relevante bestellingen via het systeem afgehandeld, met merkbaar betere procesbeheersing als resultaat”, vervolgt Sanne.

Ook in het domein van contractmanagement ziet Sanne het belang van de succesfase. “Bij een Nederlandse bouw- & infrapartner werd aanvankelijk een beperkt aantal raamcontracten ondergebracht in een nieuw contractmanagementsysteem. In de maanden na livegang hielpen wij de organisatie met het structureren van alle verschillende contractvormen, het opzetten van een heldere autorisatiestructuur en het inrichten van signaleringen voor belangrijke termijnen en verplichtingen. Het resultaat was dat de organisatie centraal grip kreeg op contractuele afspraken en een veel hoger percentage ook daadwerkelijk werd nageleefd.”

Meer dan techniek
Sanne benadrukt dat de succesfase draait om het optimaal benutten van (nieuwe) mogelijkheden: “Wij kijken of het systeem doet wat het moet doen: gedrag ondersteunen, processen vereenvoudigen, data verrijken en inzichten opleveren. Dat vraagt iets anders dan alleen technische ondersteuning.”

De succesfase vraagt regie
“Het is onze rol om na livegang actief de regie te nemen”, gaat Sanne verder. “Interne projectteams vallen na oplevering regelmatig uit elkaar, en leveranciers beperken zich tot functionele support. Terwijl juist dan behoefte is aan structuur, overzicht en ondersteuning bij de uitrol over de rest van de organisatie. Niet alleen in techniek, maar ook in training, veranderaanpak, procesaanpassing en adoptie.”

“Wij zorgen dat het project niet stilvalt, maar juist doorpakt. Waarbij we aandacht hebben voor specifieke inkoopcategorieën, afdelingen met eigen werkwijzen en gebruikers die op hun eigen moment instappen. Alleen dan ontstaat er eigenaarschap én resultaat”, aldus Sanne. “Een interne kartrekker is daarom ook cruciaal om het project na afronding te blijven aanjagen, want het werk is nooit ‘af’. Processen en prioriteiten zijn altijd in beweging.”

Mensen, processen, data én technologie
“Om initiële projectdoelstellingen te bereiken, zoals het verhogen van contractgebruik, het terugdringen van ongeautoriseerde bestellingen of het verbeteren van stuurinformatie, zijn gerichte uitrol, doorlopende optimalisatie en duidelijke meetpunten nodig. Wij zijn ervan overtuigd dat een integrale aanpak de sleutel is tot succes. Waarbij mensen, processen, technologie én data onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn.”

Van implementatie naar transformatie
“Software alleen brengt geen verandering”, besluit Sanne. “Het verschil tussen een geïmplementeerd systeem en een succesvolle transformatie zit in alles wat daarna nog gebeurt. In de succesfase realiseren we samen de waarde van het project.”