Wie het kleine niet eert:

De noodzaak van tail spend management
“Alhoewel het als vakgebied lange tijd onderbelicht is geweest, is tail spend een belangrijk onderdeel van het inkoopbeleid”, vertelt Menno. “De tail spend omvat de kosten voor ingekochte producten en diensten die niet direct verbonden zijn aan de primaire activiteiten van de organisatie, zoals kantoorbenodigdheden, IT-diensten en reis- & verblijfskosten. Hoewel deze uitgaven vaak klein lijken, nemen ze wel een aanzienlijk deel van de inkoopkosten voor hun rekening. Volgens het Pareto principe - oftewel de 20/80 regel - maken strategische leveranciers slechts 20% van het leveranciersbestand uit, maar vertegenwoordigen zij wel 80% van de inkoopuitgaven. De tail spend uitgaven bij niet-strategische leveranciers - ook wel C-spend genoemd - vertegenwoordigen logischerwijs slechts 20% van de totale inkoopuitgaven en omvatten maar liefst 80% van alle leveranciers van een organisatie. Het relatief kleine deel van de inkoopuitgaven bij de C-leveranciers heeft een grote impact op de afdelingen Inkoop en Accounts Payable. Het ontbreekt vaak aan het juiste inzicht in de aard en omvang van deze uitgaven. Vooral omdat het gaat om uitgaven met een lage waarde en een laag risico. De diensten en producten worden in veel gevallen ingekocht bij niet-gecontracteerde leveranciers, dikwijls onder uiteenlopende en vaak niet onderhandelde voorwaarden. Op jaarbasis komt dit neer op een groot aantal transacties, die ofwel te klein zijn om via de (strategische) inkoopafdeling te lopen, of het gaat om C-artikelen die niet in raamcontractcatalogi staan. Uiteraard zal het belang en de impact van tail spend voor elke organisatie verschillen. Maar het mag duidelijk zijn dat goed tail spend management onontbeerlijk is voor inkooporganisaties om meer controle te krijgen over uitgaven en processen, een efficiënter leveranciersbestand op te bouwen, directe en indirecte inkoopkosten te verlagen, en analyse en rapportagemogelijkheden te verbeteren. Bovendien kan centralisatie van de inkoop leiden tot standaardisatie van producten en diensten, waardoor efficiëntie en kwaliteit verbeteren.”

7 redenen om tail spend (management) te optimaliseren
Steeds meer inkoopprofessionals ontdekken de kansen die tail spend management met de juiste inzet van mensen, processen en systemen kan bieden. Van inzicht en controle tot directe besparingen. Welke verbeteringen de optimalisatie van tail spend management met zich kan meebrengen voor uw organisatie, uw mensen, de processen rondom inkoop, en de data waarop gestuurd wordt, leest u hier:

1. Realiseer kostenbesparingen
   Tail spend kan een aanzienlijk percentage van de totale inkoopuitgaven van een organisatie bestrijken. Inkoop draagt de verantwoordelijkheid om inkoopprocessen te stroomlijnen en kostenbesparingen te realiseren. Door tail spend aan te pakken kan zij kansen signaleren voor consolidatie, betere prijzen en contractvoorwaarden bedingen en kostenbesparende oplossingen implementeren.
2. Stroomlijn processen
   Tail spend vindt doorgaans versnipperd over de organisatie en ad hoc plaats. Dit brengt inefficiëntie en meer (onnodige) administratieve kosten met zich mee. Door beter grip op de tail spend te krijgen worden processen eenvoudiger, kosten voor administratieve overhead lager en inkoopactiviteiten effectiever.
3. Verklein risico en vergroot compliance
   Organisaties kunnen te maken krijgen met problemen op het gebied van compliance en risico’s als gevolg van kleine uitgaven. Inkoop draagt verantwoordelijkheid om inkooprisico’s te signaleren en te omzeilen, maar ook om toe te zien op de naleving van interne en externe beleidsregels en voorschriften. Tail spend management helpt Inkoop om deze regels af te dwingen, het risico op onrechtmatige uitgaven of non-compliance te verkleinen, en compliance en risicomanagement te verbeteren.
4. Verbeter leveranciersrelaties
   Inkoop speelt een centrale rol in het ontwikkelen en managen van strategische relaties met leveranciers. Bij tail spend is vaak een groot aantal C-leveranciers betrokken, wat leidt tot versnipperde relaties en weinig onderhandelingskracht. CPO's kunnen leveranciers consolideren, onderhandelen over betere voorwaarden en diepere relaties ontwikkelen met de belangrijkste strategische leveranciers door zich actiever te richten op de tail spend. Dit vergroot de inkoopkracht van de organisatie en maakt het mogelijk om slimmere afspraken te maken met leveranciers.
5. Data als fundament voor besluitvorming
   Om weloverwogen inkoopbeslissingen te nemen, vertrouwt Inkoop op gegevens en analyses. Kleine uitgaven leveren - ondanks hun lage individuele waarde - een aanzienlijke hoeveelheid transactiegegevens op. Inkoopprofessionals kunnen deze gegevens vastleggen en analyseren door de uitgaven aan de achterkant aan te pakken, inzicht te krijgen in uitgaventrends (‘spend visibility’) efficiëntiemogelijkheden te ontdekken en data-gestuurde besluitvorming in de hele inkoopfunctie mogelijk te maken.
6. ‘Operational Excellence’
   Inkoopprofessionals streven naar ‘operational excellence’ in hun vakgebied. Zij kunnen het inkoopproces van begin tot eind stroomlijnen, middelen aan strategische projecten koppelen en een efficiëntiecultuur binnen het bedrijf opbouwen door de uitgaven van de achterkant efficiënt te beheren. Dit verbetert de algemene inkoopprestaties en ondersteunt de bredere operationele doelstellingen van de organisatie.
7. Meer gebruiksgemak en tevreden medewerkers
   Een heel ander perspectief: in de praktijk gebeurt het nog vaak dat medewerkers tail spend uitgaven zelf voorschieten om deze kosten vervolgens te declareren. Echter, steeds meer werknemers (meer dan 30% blijkt uit onderzoek) geven aan zelf geen kosten te willen maken en vervolgens op hun geld te moeten wachten. Goed management van tail spend betekent dus ook meer gebruiksgemak en tevreden medewerkers.

Menno besluit: “Wellicht herkent u uitdagingen die we hebben geschetst en wilt u weten welke concrete stappen u kunt nemen om tail spend management in uw eigen organisatie te optimaliseren. Uiteraard zal het belang en de impact van tail spend voor elke organisatie anders zijn. Wij kunnen u helpen bij alle stappen in het digitaliseren van uw tail spend processen, waarbij wij alle aspecten zullen analyseren. Hiervoor bieden wij een Quick Scan aan, waarbij wij in een korte periode uw situatie analyseren en u concrete adviezen kunnen geven. Niet alleen over de inzet van technologie, zoals P2P-oplossingen, expense management-oplossingen of p-cards; ‘slimme’ fysieke of virtuele betaalkaarten die u in staat stellen om het doel en de limiet voor elke gebruiker vast te stellen, goedkeuringsflows op maat toe te passen en transacties te volgen. Wij kijken naar het totale plaatje van mensen, processen, data en technologie om ervoor te zorgen dat uw de juiste stappen neemt in de digitale transformatie naar betere grip, controle en inzicht in uw (tail) spend.”