Toch blijft het noodzakelijk om duurzaamheid serieus te nemen. Europese wet- en regelgeving stelt organisaties verplicht om aan te tonen hoe zij omgaan met milieu, mens en maatschappij, én hoe zij invulling geven aan ESG-criteria. “Je kunt duurzaamheid niet los zien van hoe je inkoopt, met wie je samenwerkt en hoe je processen inricht”, stelt Menno. “Het is inmiddels verweven met elke stap van de keten.”

Binnen het Source to Pay-domein betekent dit dat duurzaamheid méér moet zijn dan een idealistisch streven. Het gaat om concrete zaken zoals CO₂-reductie, circulariteit, hergebruik en energieverbruik, maar ook om eerlijke arbeidsomstandigheden, diversiteit, ketentransparantie en risicobeheersing. De thema’s zijn talrijk, en de enige manier om er effectief op te sturen is door duurzaamheid structureel te verankeren in het volledige inkoop- en uitgavenproces.

Regelgeving versnelt duurzame inkoop

Europese wet- en regelgeving stelt hierin de norm. De Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) en de Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CSDDD) dwingen organisaties om te rapporteren én aantoonbaar duurzaam te handelen. “Het is niet meer vrijblijvend. Je moet kunnen laten zien wat je doet en dat onderbouwen met data en beleid”, vertelt Menno.

Groeiend bewustzijn maakt dat duurzaamheid steeds vaker expliciet onderdeel is van de inkoopstrategie. Organisaties beoordelen leveranciers niet meer uitsluitend op prijs en prestaties, maar ook op duurzaamheidsambities, keurmerken en maatschappelijke impact. Toch blijft het nog een uitdaging om die ambities concreet en systematisch te vertalen naar de dagelijkse praktijk.

Technologie als enabler

Technologie kan hierbij een waardevolle rol spelen. “We zien dat steeds meer Source to Pay-oplossingen functionaliteit bieden om duurzaamheid beter te ondersteunen”, zegt Menno. “Denk aan het registreren van certificeringen, ESG-risicoanalyses, of filters voor duurzame producten in bestelomgevingen. Toch verschilt het volwassenheidsniveau sterk per leverancier. In veel gevallen blijft het beperkt tot een label of veld, terwijl duurzaamheid juist door het hele proces heen moet worden meegenomen. De uitdaging is om de hele keten in het oog te hebben, dus niet alleen de eigen leverancier maar ook de leverancier(s) van de leverancier.”

Duurzaamheid in elke fase van Source to Pay

In de sourcingfase betekent dat: duidelijke eisen en gunningscriteria stellen. Vraag naar CO₂-voetafdruk, gebruik van gerecyclede materialen of beleid rond diversiteit en sociale ketenverantwoordelijkheid. Eventueel vastgelegd in een duurzaamheidsparagraaf in jaarstukken. Moderne aanbestedingssystemen maken het mogelijk om dit soort onderwerpen mee te nemen in scoremodellen of leveranciersbeoordelingen.

Tijdens de contractering draait het om het vastleggen van concrete afspraken. Denk aan retourstromen, het minimaliseren van verpakkingen of het hanteren van duurzaamheidsdoelen op langere termijn. In contractmodules kunnen voorwaarden worden vastgelegd en automatisch signaleringen worden ingesteld bij bijvoorbeeld het aflopen van een certificaat of het ontbreken van duurzaamheidsinformatie. In veel gevallen kunnen leveranciersmanagementoplossingen hierin ook ondersteunen met ‘off the shelf’-koppelingen met organisaties die deze informatie kunnen verstrekken.

In de operationele inkoopfase, van bestellen tot betalen, is zichtbaarheid cruciaal. “Medewerkers moeten in één oogopslag kunnen zien welke artikelen of leveranciers duurzaam zijn”, legt Menno uit. “Dat kan met kleurcoderingen, labels of voorkeurinstellingen in bestelomgevingen. Maar dat vereist wel dat de brondata goed op orde zijn. Organisaties moeten hiervoor catalogi verrijken en leveranciersinformatie koppelen aan duurzaamheidskenmerken. Spendlinq heeft de expertise in huis om hierbij te ondersteunen.”

Ook in de factuurverwerking en ontvangstregistratie liggen kansen. Bijvoorbeeld door transportinformatie vast te leggen of factuurdata te gebruiken voor het berekenen van CO₂-impact. Maar vergeet ook niet dat ‘simpel’ elektronisch factureren al een bijdrage kan leveren. Door interne data te combineren met externe bronnen - zoals milieudatabases of sectorbenchmarks - ontstaat steeds meer inzicht in de werkelijke impact van de uitgaven die organisaties doen.

Data Analytics speelt hierin een sleutelrol. “Wij zien dat ESG-data vaker worden meegenomen in managementrapportages, bijvoorbeeld het percentage duurzame spend, uitstoot per inkoopcategorie of het aandeel leveranciers met sociale keurmerken. Nieuwe tools maken het mogelijk om realtime te monitoren en automatisch bij te sturen op basis van externe ontwikkelingen of interne doelen.”

Van systeeminrichting naar cultuurverandering

Toch waarschuwt Menno dat technologie alleen niet genoeg is. “Je kunt alles technisch goed regelen, maar als niemand het gebruikt of er geen eigenaarschap is, verandert er weinig. Daarom pleit Spendlinq voor een integrale aanpak waarin processen, mensen, systemen én data in de juiste balans op elkaar worden afgestemd. Dat begint met inzicht: waar sta je nu, wat kun je al meten, wat moet je meten en wat ontbreekt er? Daarna volgt inrichting: hoe pas je processen en tooling aan? En tot slot het borgen van de aanpak: hoe zorg je dat duurzaamheid ook in de praktijk blijft terugkomen in de keuzes die de organisatie maakt?”

Begin klein, maar begin wel

Menno adviseert organisaties om niet alles tegelijk aan te pakken. “Kies een inkoopcategorie, een leveranciersgroep of een processtap waar je impact kunt maken en bouw van daaruit verder. Het Source to Pay-proces biedt volop aanknopingspunten om duurzaamheid meetbaar, zichtbaar en werkbaar te maken.”

“Duurzaam inkopen is geen project dat je afvinkt”, besluit hij. “Het is iets wat je meeneemt in elke stap. Als je dat goed inricht, helpt het niet alleen om duurzamer te werken, maar ook om er structureel op te sturen.”