Pharming opereert wereldwijd en wil voor de hele organisatie een identiek ‘end-to-end’-proces volgen om beter grip en controle krijgen op inkoop, en factuurafhandeling te versnellen. Om dit te bereiken is er behoefte aan een gebruiksvriendelijke oplossing, die meebeweegt met de groei van de organisatie. Of de bestaande systemen door een nieuw wereldwijd S2P-systeem worden vervangen, is op voorhand nog niet bepaald. Deze analyse is onderdeel van het project.

Pharming wil een professioneel en uniform ingericht S2P-systeem dat gebruikers stimuleert om (alleen) goedgekeurde leveranciers en contracten te gebruiken. Dit moet het aantal nieuwe leveranciers en ongecontroleerde aankopen aanzienlijk verminderen. Het systeem moet het ook mogelijk maken om (vroegtijdig) inzicht te krijgen in financiële verplichtingen en om budgetten beter te gebruiken. Door de kwaliteit van het bestelproces te verbeteren wil men de stap kunnen maken naar ‘straight-through processing’ van inkoopfacturen. Ook wil men met dit systeem een gestandaardiseerd sourcingproces ontwikkelen. Daarnaast is het belangrijk om de medewerkers beter te ondersteunen met een gebruiksvriendelijk bestelsysteem. Dit alles moet worden gerealiseerd in een geïntegreerd platform. Bijkomend voordeel is dat er van een aantal bestaande systemen afscheid genomen kan worden, wat een positief effect heeft op de systeemkosten voor de organisatie.

Spendlinq heeft Pharming begeleid en ondersteund bij het vooronderzoek, het selectietraject en Proof of Concept voor de nieuwe S2P-oplossing (Coupa). Begin 2025 is gestart met de implementatie. De projectgroep en de stuurgroep werken nauw samen om de oplossing succesvol uit te rollen in de organisatie. Het projectmanagement is in handen van Spendlinq. Het project omvat onder meer het afstemmen met stakeholders, proces- en systeemeigenaren en softwareleveranciers. Ook is er aandacht voor eindgebruikers, door de medewerkers tijdig te betrekken en met de juiste training en communicatie mee te nemen in het veranderproces.