De 4 pijlers die het succes van 

Mensen
"Kies uw A-team", adviseert Sanne. "Het spreekt vanzelf dat u de beste mensen in uw organisatie bij uw projectteam wilt betrekken. Zorg daarbij dat u alle disciplines die belang hebben bij de implementatie ook in uw team vertegenwoordigt. Want u wilt niet dat uw project wordt gezien als een feestje van alleen Inkoop, Finance of IT. Het is cruciaal om een brede groep gebruikers vanuit de business – zoals Facilitaire Zaken en HR – te betrekken, bijvoorbeeld door testpanels te vormen met key-users van verschillende afdelingen, locaties of landen. Met deze aanpak creëert u draagvlak door de hele organisatie heen. Wat hierbij ook belangrijk is dat u kunt rekenen op de noodzakelijke steun en aandacht vanuit het hogere management, dat idealiter met regelmaat het belang van de voorgenomen verandering uitdraagt."

Niet alleen de betrokkenheid van mensen bepaalt het succes van een implementatie, maar ook hoe zij de verandering omarmen. ‘’Onderschat de noodzaak van verandermanagement niet’’, benadrukt Sanne. “De mensen worden vaak over het hoofd gezien. En juist die zijn cruciaal om uw implementatieproject te laten slagen. Want u kunt nog zo’n innovatief systeem willen implementeren, als uw mensen er niet achter staan dan wordt het absoluut geen succes! Om veranderingen succesvol te laten landen – ongeacht de organisatie en de situatie – is vrijwel altijd verandermanagement nodig . We vragen namelijk niet alleen van mensen om een (ander) systeem te gebruiken, maar ook om echt op een andere manier te werken. Met het implementeren van een Purchase to Pay-proces bijvoorbeeld, wordt mensen gevraagd om vooraf formeel goedkeuring te krijgen voor uitgaven die zij namens hun organisatie willen doen. Veelal zijn mensen dit niet gewend en ervaren dit als een beperking van hun vrijheden. Door goed stil te staan bij het “waarom” en de voordelen van de budgettaire controle vooraf, vergroot u de acceptatie van het nieuwe proces. Uiteraard adviseren we in een dergelijke situatie ook uitgebreid aandacht te besteden aan de voordelen die de eindgebruiker zelf zal ervaren.”

‘’Verder zien wij dat de focus bij implementaties vaak binnen de eigen organisatie ligt’’, vervolgt Sanne, “maar vergeet ook niet de impact die dit heeft op uw leveranciers. Zij kunnen te maken krijgen met een leveranciersportaal of een nieuwe - vaak digitale - manier van bestellen en/of factureren. Door met een paar eenvoudige stappen het aansluiten van de leverancier makkelijk te maken, kun je het aantal leveranciers dat deelneemt en daarmee de efficiëntie al snel verbeteren. Een goede leveranciersadoptie is dus onmisbaar. Maak bijvoorbeeld de registratie van leveranciers eenvoudig en zorg voor duidelijke instructies en uitleg. Als 80% van uw leveranciers met ‘self service’ kan aansluiten, dan kan uw team zich concentreren op de 20% die mogelijk meer ondersteuning nodig heeft.”

Processen
“Baken projectdoelen duidelijk af”, zegt Sanne. "Beperk u als (project)organisatie tot maximaal 3 projectdoelstellingen, waar alle stakeholders samen achter staan en zich voor willen inzetten. Het is ook belangrijk om deze doelstellingen concreet uit te werken in realistische KPI’s. Voer allereerst een nulmeting uit op uw bestaande systeem/proces, waarmee u het vertrekpunt van de organisatie in beeld brengt. Nieuwe metingen, die u na implementatie uitvoert, kunnen aantonen of de projectdoelstellingen ook daadwerkelijk worden gerealiseerd en stellen u in staat om bij te sturen, waar dit nodig is.”

Sanne benadrukt ook het belang van heldere governance. “Een juiste inrichting van de besluitvorming en verantwoordelijkheden rondom het project is essentieel voor een goede controle en aansturing. Wie wordt aangewezen als eindverantwoordelijke en neemt de uiteindelijke beslissing wanneer het team niet op 1 lijn zit? Wanneer er meerdere sponsors zijn, dan bestaat het risico dat er meningsverschillen ontstaan die onoverbrugbaar zijn. Met frustratie en vertraging tot gevolg, en onnodige kosten. Ook is het belangrijk dat het projectteam de noodzakelijke bevoegdheden krijgt vanuit de stuurgroep. De rol van de stuurgroep is om beslissingen te nemen bij belangrijke mijlpalen en om toezicht te houden op de realisatie van de projectdoelstellingen.''

Technologie
“Welk nieuw systeem u ook kiest, vermijd maatwerk. Hiermee voorkomt u overschrijding van uw budget en oplopende kosten voor service & support in de toekomst. De meeste softwareleveranciers gebruiken ‘best practices’ uit de markt in hun oplossingen, waarmee een groot deel van de processen van iedere organisatie kan worden ingericht. Onze ervaring leert dat het implementeren van standaard software op sommige punten aanpassingen in het proces zal vragen. De organisatie moet dus wel bereid zijn om in enkele gevallen - meestal kleine - concessies te doen aan de eigen manier van werken. Werken met gestandaardiseerde software brengt ook veel voordelen. Doorgaans worden periodiek nieuwe features uitgebracht om ‘best practices’ aan klanten aan te bieden. Wanneer u ervoor kiest om uw nieuwe software specifiek voor uw organisatie en situatie te laten aanpassen, dan betekent dit meestal dat u in de toekomst niet automatisch kunt meegaan in standaard updates en upgrades.”

Een ander belangrijk aandachtspunt is volgens Sanne de integratie van het nieuwe systeem met andere softwareoplossingen. “Denk bijvoorbeeld aan koppelingen met uw eigen ERP/financiële systeem of leveranciersapplicaties. Tegenwoordig is vrijwel elke integratie te realiseren, maar toch zijn er een aantal vragen die u zich in de voorbereiding op de implementatie moet stellen. Is het een standaard integratie of is het maatwerk? Gaat het om een real-time integratie of is het een dagelijkse update? Welke technologie wordt gebruikt om de integratie te realiseren? Maar belangrijker nog: welke data wil je waar registreren en hoe wil je hier uiteindelijk over kunnen rapporteren en in welk systeem?”

Data
"De basis voor iedere implementatie is een spend analyse”, zegt Sanne. “Op basis van de beschikbare data analyseren we de uitgaven van de organisatie. Hiermee krijgen we inzicht in de grootste inkoopcategorieën, beïnvloedbare- versus niet-beïnvloedbare spend. Deze informatie nemen we mee in de uitrolstrategie. Welke categorieën pakken we het eerst aan, om al meteen een groot deel van de uitgaven onder controle te krijgen? Waar zitten voor de organisatie de grootste risico’s? Hoeveel actieve leveranciers heeft de organisatie, en in welke categorieën zijn deze actief? Met hoeveel leveranciers zijn er contracten afgesloten en zijn deze nog actueel? De antwoorden vinden we in de data, die voor een belangrijk deel de besluitvorming stuurt en de accenten bepaalt voor de uitrol.”

Sanne besluit: “De implementatie van een S2P-oplossing kan complex zijn, vol met valkuilen en lastige keuzes. Waar u de juiste kennis en ervaring niet in eigen huis hebt, verdient het aanbeveling om expertise van buitenaf te halen. Een goede S2P-consultant begrijpt uw processen, heeft diepgaande kennis van de beschikbare technologieën en weet de juiste vertaling te maken van uw proces naar het nieuwe systeem en vice versa. Onze specialisten combineren unieke domeinexpertise met kennis van de beste technologie in de markt en stellen uw mensen en organisatiedoelstellingen centraal. Want bij een S2P-transformatie is het belangrijk om niet alleen naar de technologie te kijken, maar naar de hele organisatie. Mensen, processen, technologie en data moeten op de juiste manier worden ingezet om een succesvolle koers te kunnen varen. Als sparringpartner en expert in de nieuwste technologie staan wij naast u, om u in elke fase van uw digitale transformatie te begeleiden.”