“Wat al deze organisaties met elkaar gemeen hebben is dat zij het belang van een goed georganiseerd P2P-proces onderschrijven. Sommige staan nog aan het begin van hun reis naar de ideale situatie, en moeten nog starten met het in kaart brengen van de problematiek die zij willen oplossen en het bepalen van de strategie. Andere zijn al een paar stappen verder en hebben recent een implementatie van een P2P-oplossing achter de rug, maar weten niet hoe de volgende stappen te zetten’’ vertelt Sanne. “Voor ons als ‘vakidioten’ binnen dit domein is het geweldig om te zien dat steeds meer organisaties de ambitie hebben om dergelijke stappen te zetten. Wij weten immers wat het oplevert. P2P staat beter dan ooit op de kaart en dat biedt enorm veel kansen. Maar hoe haal je de juiste expertise in huis om er een duurzaam succes van te maken?”

“Alhoewel veel organisaties de zoektocht starten naar een ‘in-house’ P2P-specialist, is het de vraag of het wel zo verstandig is om iemand met het DNA van een consultant aan te trekken voor een vast dienstverband, stelt Sanne. “Want dit is niet direct een profiel dat zich voor langere tijd aan een organisatie bindt. En daar komt bij: we vissen allemaal in dezelfde -kleine- vijver. Dus de logische vervolgvraag is: hoe succesvol zijn deze organisaties, in het aantrekken en het vasthouden van dit schaarse talent? En belangrijker nog: welke risico's brengt dat met zich mee? Is een dergelijke ‘in-house’ positie eigenlijk wel de beste oplossing voor het probleem?”, aldus Sanne.

“Uiteraard is het belangrijk om Purchase to Pay op een structurele wijze te beleggen in de organisatie. Het proces raakt enorm veel functies binnen de organisatie en zal dus ook breed gedragen moeten worden. Eén of meer “P2P Officers” aanwijzen en opleiden, blijkt veelal een succesvolle methode. Deze personen kennen de organisatie goed, zijn vertrouwd met de interne processen en worden over het algemeen goed geaccepteerd. Zoek dus tijdens de implementatie naar talent binnen de eigen gelederen en laat deze mensen meedraaien en leid ze op gedurende het traject.”

“Na de implementatie van nieuwe tooling en de aanverwante processen, gaat de organisatie over in de executiefase”, vervolgt Sanne. "Naast de daadwerkelijke ingebruikname van het systeem, moet je denken aan het beheer van de applicatie, het onderhoud van relevante content én het monitoren en continu verbeteren van de processen. We zien dat organisaties die in deze fase te weinig aandacht hebben voor het onderhouden van content en het monitoren van de processen, doorgaans niet het maximale resultaat uit hun oplossing halen. En dat is zonde. De P2P Officers van succesvolle organisaties spelen hierin een sleutelrol. Zij signaleren kansen en problemen, én zetten acties uit om deze op te pakken. Waar nodig, schakelen ze een externe specialist in. Bijvoorbeeld voor het technisch onboarden van nieuwe leveranciers, of het inrichten van nieuwe inkoopstromen. Maar ook het uitbesteden van de functioneel beheeractiviteiten is een mogelijkheid. Organisaties die moeite hebben om het beheer zelf uit te voeren, bijvoorbeeld als gevolg van capaciteitsproblemen, doen er verstandig aan de juiste specialisten in te schakelen die het klappen van de zweep kennen. Soms is uitbesteden gewoon de beste oplossing.”

‍

De juiste expertise, op het juiste moment

‍

“Purchase to Pay-projecten zijn initiatieven waarbij veel op het spel staat en momentum is cruciaal voor succes. Wij geloven daarom dat het belangrijk is om de juiste expertise op het juiste moment in te zetten. Echte vakspecialisten die van buiten de organisatie komen brengen waardevolle domeinexpertise, best practices en ervaring mee, die zij opbouwen door uiteenlopende organisaties dagelijks verder te helpen met hun P2P-vraagstukken. En zijn in staat om organisaties snel en effectief op weg te helpen met het inrichten van hun P2P-processen en de inbedding in het IT-landschap, maar ook met de inrichting van hun beheerorganisatie. Dat is ook de reden dat wij met Spendlinq zijn gestart. Er liggen zoveel kansen voor organisaties om beschikbare technologie beter te benutten en wij hebben de domeinexpertise in combinatie met kennis van de beste technologie in de markt om ze daarbij te helpen. U vraagt expertise, wij leveren experts.”

“Ook organisaties die nog aan de vooravond staan van de digitale transformatie, zijn bij ons aan het juiste adres. Onze experts hebben tientallen jaren ervaring met softwareselectie, het beoordelen van de IT-architectuur en Change Management, én weten precies hoe zij in dit traject de valkuilen vermijden, wat succesfactoren zijn en hoe de vaart erin te houden. Ook hier geldt: zorg voor de juiste expertise op het juiste moment.”

Sanne sluit af: ”Wij zijn ervan overtuigd dat wij met onze unieke full service aanpak organisaties een stap verder kunnen brengen op hun weg naar een succesvolle en duurzame digitale transformatie. Uiteraard valt hierover veel meer te vertellen. Organisaties die meer willen weten nodigen wij van harte uit om kennis te maken!”