Veel organisaties denken bij ‘inkoopkanalen’ direct aan de manier waarop bestellingen worden gedaan. Denk bijvoorbeeld aan vrije aanvragen of catalogi. Maar een goede inkoopkanalenstrategie gaat veel verder dan dat, legt Ruud uit. “Het gaat over de hele P2P-keten. Dus niet alleen de bestelaanvraag, maar ook de goedkeuring, orderverwerking, ontvangstregistratie, factuurmatching, en zelfs de uitwisseling van transacties met leveranciers. Het is een compleet raamwerk waarin je per type inkoop beschrijft welk pad de transactie moet volgen, op basis van risico’s, contractuele afspraken, compliance-eisen en operationele processen.”

Niet iedere bestelling is gelijk

Dit is hard nodig, want niet iedere bestelling is gelijk. “Een bestelling voor kantoorartikelen via een e-catalogus is relatief eenvoudig. Maar wat doe je met de inhuur van externe IT-consultants? Of de lease van specialistisch productiematerieel? Die processen zijn veel complexer. Als je je systeem daar niet op inricht, dan gaan mensen het buiten het proces om regelen. En dat ondermijnt de hele keten”, vertelt Ruud.

Spendlinq start daarom elk Source to Pay-traject met een grondige analyse van de bestaande uitgaven. “We voeren een spendanalyse uit, waarbij we niet alleen kijken naar waar het geld naartoe gaat, maar ook hoe dat gebeurt. Welke categorieën worden via het systeem besteld, en welke niet? Waar vinden de meeste afwijkingen plaats? Welke leveranciers leveren op basis van contracten, en welke op basis van losse afspraken?” Al deze inzichten vormen de basis voor het inrichten van de kanalenstrategie.

Elke sector een eigen dynamiek

De aanpak verschilt aanzienlijk per sector, beaamt Ruud. “In de private sector zien we bijvoorbeeld dat een internationaal productiebedrijf vaak te maken heeft met directe materialen, onderdelen en technische diensten. Daar wil je bestellingen strak gekoppeld hebben aan productieplanning en voorraadbeheer. Denk aan MRP-integratie, deelontvangsten en just-in-time-leveringen.”

In de logistieke sector zijn het vaak transportdiensten, wagenparkbeheer en onderhoudscontracten die extra aandacht vragen. “In deze processen staat dienstverlening centraal, met contractuele prijsafspraken of maandelijkse consolidatiefacturen.”

In retail draait het om gestandaardiseerde goederenstromen, met snelle doorlooptijden en veel leverancierswisselingen. “Punchout-catalogi, volumeafspraken en e-facturatie via EDI zijn daar standaard, maar voor winkelinrichting of tijdelijke campagnes is meer maatwerk nodig.”

Ook in de zakelijke dienstverlening zien we specifieke uitdagingen. “Denk aan marketinguitgaven, softwarelicenties of inhuur van consultants. Hier liggen vaak contracten aan ten grondslag en wil je werken met vooraf goedgekeurde budgetten of afroeporders.”

In de publieke sector spelen weer andere vraagstukken. Bij een ministerie zie je vaak complexe adviestrajecten, IT-projecten en juridische dienstverlening. De bestelprocessen moeten daar niet alleen compliant zijn, maar ook auditproof.

In het universitaire onderwijs draait het veel om onderzoekssamenwerkingen, gastdocenten en subsidies. Dat vraagt om koppelingen met projectfinanciering en het volgen van bestedingen op kostendragers.

En in een ziekenhuis heb je zowel voorraadgestuurde medische producten als onderhoudscontracten voor apparatuur en externe facilitaire diensten. Een goed systeem moet daarmee kunnen omgaan, zowel qua structuur als governance.

Adoptie en verandermanagement

Wat veel organisaties onderschatten, is dat een inkoopkanalenstrategie pas werkt als gebruikers hem ook daadwerkelijk volgen. “Belangrijk is dat mensen in de praktijk hun weg kunnen vinden, anders gaan ze omwegen zoeken. Daarom is gebruiksgemak essentieel. Hoe eenvoudiger en logischer een kanaal aanvoelt, hoe groter de kans dat het ook écht wordt gebruikt.” Spendlinq besteedt daarom ook aandacht aan adoptie en het begeleiden van verandertrajecten. “Wij begeleiden niet alleen het ontwerp, maar ook de uitrol. Bijvoorbeeld training, onboarding, en het creëren van draagvlak. Je wilt dat mensen snappen waarom een kanaal er is, én hoe het hen helpt”, aldus Ruud.

Heldere spelregels

Ook governance speelt een rol. “Je wilt duidelijke spelregels: wie mag welk kanaal gebruiken, en wanneer? Wat gebeurt er als iemand toch afwijkt? Goede systemen helpen je daar ook bij, met waarschuwingen of automatische blokkades. Maar de basis ligt in het beleid.”

Daarnaast moet je zorgen dat de contracten goed geregistreerd zijn én gekoppeld aan het juiste kanaal. “Het komt nog te vaak voor dat een organisatie keurig raamcontracten heeft afgesloten, maar dat ze in de praktijk niet benut worden. Dan bestellen mensen alsnog buiten contracten om, en mis je kortingen, afspraken en compliance.”

Leverancierssegmentatie helpt bij het kiezen van het juiste kanaal. “Niet iedere leverancier kan of wil via dezelfde kanalen werken. Grote strategische leveranciers kunnen vaak koppelen via EDI of portalen, terwijl leveranciers die incidenteel gebruikt worden een eenvoudige PDF aanleveren. Die verschillen moet je meenemen in je strategie.”

Sturen op duurzaamheid

Als je duurzame of inclusieve leveranciers wilt stimuleren, kun je dat ook vertalen naar je kanalenstrategie. “Bijvoorbeeld door voorkeursleveranciers te tonen in e-catalogi, of specifieke filters aan te bieden voor MVO-criteria. Zo stuur je gewenst gedrag zonder het af te dwingen.”

Kosten en technische randvoorwaarden niet vergeten

Kosten spelen ook mee, benadrukt Ruud: “Sommige kanalen zijn arbeidsintensiever dan andere. Het aanmaken van een vrije aanvraag met meerdere goedkeuringen is daardoor duurder dan een catalogusorder. Dat betekent dat je bewust moet nadenken: waar loont maatwerk, en waar juist standaardisatie?”

De technische randvoorwaarden zijn een ander kritisch punt. “Als de masterdata niet op orde is, bijvoorbeeld leveranciersgegevens, artikellijsten of kostendragers, dan faalt het proces, hoe goed je strategie ook is. En je moet nadenken over integraties met je ERP, HR- of projectadministraties. Die zijn cruciaal om bijvoorbeeld kosten automatisch toe te wijzen of autorisaties goed te beheren.” Daarnaast moet het systeem flexibel genoeg zijn om verschillende kanalen en workflows daadwerkelijk te ondersteunen. “We zien jammer genoeg nog te vaak dat organisaties iets bedenken dat technisch niet goed te configureren is in de gekozen oplossing.”

Blijven verbeteren

Als het systeem eenmaal staat, dan stopt het werk niet. Ruud vervolgt: “Je moet monitoren of het ook écht werkt. Hoeveel aanvragen lopen via het gewenste kanaal? Hoeveel worden alsnog handmatig afgehandeld? Hoe lang duren goedkeuringen gemiddeld? Dat soort inzichten zijn nodig om te verbeteren.” Spendlinq helpt organisaties met KPI-dashboarding en doorontwikkeling. “We adviseren klanten om elk jaar hun kanalenstrategie opnieuw te bekijken. Er veranderen leveranciers, processen, en prioriteiten. Je strategie moet meebewegen.”

Inkooprealiteit

Ruud’s belangrijkste advies voor organisaties die aan de vooravond van een softwareselectie staan: “Begin niet bij de systeemeisen, maar bij je inkooprealiteit. Stel een scherpe inkoopkanalenstrategie op. Dan weet je precies wat je nodig hebt én kunnen leveranciers ook echt laten zien of hun oplossing jouw organisatie vooruithelpt.”