“In ons vakgebied zorgde de opkomst van de eerste e-procurement oplossingen ervoor dat organisaties - met name voor de secundaire of niet-strategische inkoopcategorieën - gebruik gingen maken van gespecialiseerde inkooptechnologie”, vertelt Paul. “Een veel voorkomend argument was dat de gebruiksvriendelijkheid van ERP nogal te wensen overliet en dat - vooral incidentele - gebruikers eigenlijk zonder training of opleiding met deze oplossingen hun bestellingen konden doen. Veelal werd daarbij gerefereerd aan de ‘user experience’ van bekende webshops waar consumenten feitelijk hetzelfde proces doorliepen, alleen dan vanuit een B2C perspectief”.

‍

“Een andere belangrijke reden die zorgde voor de opkomst van dit soort oplossingen lag in het feit dat deze software beschikbaar was via het internet en niet alleen gemaakt was voor de inkopende kant (buy-side) maar ook functionaliteiten bood voor leveranciers (sell-side). ERP-software was - logischerwijs - vaak gericht op het automatiseren van interne bedrijfsprocessen en bood daarom eigenlijk geen mogelijkheden om extern te communiceren met bijvoorbeeld leveranciers. Door gebruik te maken van de eerste generatie e-procurement oplossingen konden organisaties op een laagdrempelige wijze transacties uitwisselen met hun toeleveranciers”, aldus Paul.

‍

Er waren echter ook significante nadelen aan de eerste generatie inkoopsoftware. Allereerst liet de integratie met bestaande technologie veel te wensen over. Dit leidde in de praktijk veelal tot suboptimale samenwerking tussen applicaties. Daarnaast boden deze oplossingen maar beperkte functionaliteit. De software was met name gericht op de facilitaire inkoop, terwijl organisaties natuurlijk een veel breder inkooppakket hebben en misschien nog belangrijker: deze software-applicaties boden geen ondersteuning voor het integrale proces.

Paul vervolgt: “Deze integrale aanpak is van groot belang omdat het operationele bestelproces onlosmakelijk verbonden is met de processen die voorafgaan - zoals strategische inkoop, leveranciers- en contractmanagement - én een directe koppeling heeft met het factuurverwerkingsproces. Om een factuur te kunnen betalen is er bijvoorbeeld informatie nodig over welke medewerker welke bestelling wanneer gedaan heeft, en of de producten en diensten daadwerkelijk zijn ontvangen. En bij het plaatsen van een bestelling verdient het natuurlijk de voorkeur om bestellers te leiden naar die leveranciers en assortimenten waarmee de organisatie een contract heeft en die door een accreditatieprocedure zijn gegaan”.

‍

“Deze situatie leidde tot de opkomst van meer volwaardige geïntegreerde Purchase to Pay (P2P) of zelfs Source to Pay (S2P) oplossingen. En zo boden niet alleen internationaal, maar ook lokaal steeds meer leveranciers goede alternatieven voor de best-of-suite ERP-applicaties”

zegt Paul

‍

Toch bleven er bij veel organisaties nog steeds de nodige bezwaren bestaan tegen een dergelijke best-of-breed strategie. De vraag naar geïntegreerde best-of-breed applicaties nam namelijk dusdanig toe dat veel leveranciers zich genoodzaakt voelden om ontbrekende functionaliteit via acquisities toe te voegen. Hierbij werd vaak onvoldoende gekeken naar de onderlinge technologische samenhang. Functioneel boden deze oplossingen individueel op zich wel acceptabele functionaliteit op de verschillende procesonderdelen maar nog steeds liet de onderlinge integratie te wensen over.

‍

“Tegelijkertijd nam de concurrentie toe van gespecialiseerde leveranciers die weer een hele nieuwe dimensie gaven aan de keuze tussen best-of-suite versus best-of-breed. De keuze voor een best-of-breed S2P/P2P-oplossing betekende vaak een concessie op de kwaliteit van de afhandeling van de verschillende procesonderdelen ten gunste van de wens om per se alles in één applicatie onder te brengen. Feitelijk zagen we hiermee een herhaling van de eerdere discussie rond ERP”.

‍

“Steeds meer softwareleveranciers hebben de afgelopen jaren besloten om zich toe te leggen op de ontwikkeling van de allerbeste software voor bijvoorbeeld Contract Lifecycle Management (CLM), Contigent Workforce (CWS), Supplier Relationship Management (SRM), Travel & Expense Management (TEM) en Accounts Payable (AP). En deze trend zet zich in alle kracht door. Niet in de laatste plaats doordat integratie door alle nieuwe technologische ontwikkelingen is verworden tot een standaard functionaliteit in plaats van een afzonderlijk en kostbaar project”.

‍

Paul besluit: “En deze ontwikkeling is goed nieuws. Het softwarelandschap is namelijk zo ontwikkeld dat er oneindig veel combinaties mogelijk zijn tussen ERP, best-of-suite S2P/P2P en best-of-breed S2P/P2P-oplossingen. De keuze is niet langer zwart-wit, maar juist veelkleurig! Een veelkleurigheid die past bij de specifieke behoeften en ambities van uw organisatie én uw medewerkers. Een keuze die rekening kan houden met wat u al heeft en wat goed is, maar die ook zorgt voor het optimaal invullen van hiaten. Een veelkleurigheid die er toe zal leiden dat, binnen uw randvoorwaarden, de digitale transformatie van uw S2P/P2P-proces uiteindelijk succesvol en duurzaam zal verlopen”.