Verandermanagement?

Verandermanagement? Dat hebben wij toch niet nodig? 

Een belangrijk onderdeel van digitale transformaties is verandermanagement – oftewel change management. In de praktijk blijkt het niet voor iedereen even duidelijk wat hiermee bedoeld wordt. Training en communicatie als onderdelen klinken meestal nog wel bekend, maar verder wordt verandermanagement gezien als iets wolligs of vaags, met veel theoretische concepten, en weinig concreet. Het zou dan ook alleen iets zijn voor grote ‘corporate’ organisaties, die te maken hebben met complexe besluitvormingsprocessen en interne politiek. Maar niets is minder waar. Om veranderingen succesvol te laten landen – ongeacht de organisatie en de situatie – is vrijwel altijd verandermanagement nodig. In welke mate het wordt toegepast is afhankelijk van verschillende factoren, zoals de aard, de impact en de urgentie van de verandering, de doelstellingen en de organisatie(cultuur). En de belangrijkste vraag is: hoe krijg ik de mensen in mijn organisatie zover om mee te gaan in de verandering?

“In de praktijk ben ik vaker situaties tegengekomen waarin het belang van verandermanagement werd onderschat”, vertelt Lonneke. “Zoals een P2P-implementatie waarbij het interne projectteam overtuigd was dat de noodzaak om de veranderingen door te voeren overduidelijk was voor de lokale vestigingen. En dat daarom een korte vermelding in een presentatieslide wel voldoende was om de betrokken collega’s hierover te informeren. Het mag duidelijk zijn dat dit niet de juiste manier was om draagvlak te krijgen voor de uitrol”. Lonneke vervolgt: “Overigens wil het niet zeggen dat een project altijd gedoemd is om te mislukken als er geen aandacht is voor verandermanagement. De kans is wel groot dat het project later dan gepland wordt opgeleverd, dat er meer kosten worden gemaakt, dat de scope wijzigt en dat gebruikers beduidend minder tevreden zijn”.

Wat is verandermanagement dan? 

Lonneke legt uit: "Van oudsher hadden veranderingen in organisaties een top-down insteek waarin het hogere management bepaalde of én wanneer een verandering nodig was en welke route werd gekozen. Maar met deze aanpak waren de resultaten niet altijd even succesvol. Al sinds de vorige eeuw zijn er veel theorieën en boeken geschreven over verandermanagement en hoe veranderingen in organisaties het beste aangevlogen kunnen worden. In later ontwikkelde visies werden succesvolle veranderingen meer vanuit de relaties tussen mensen en groepen mensen bezien, en kreeg het betrekken van de mensen op wie de verandering invloed had veel meer aandacht."

Wat is verandermanagement dan eigenlijk? Je zou de volgende definitie kunnen hanteren.

Verandermanagement ondersteunt organisaties in het omgaan met de gevolgen van de veranderingen die gepaard gaan met de overgang van de oude naar de gewenste situatie:

• Op een gestructureerde manier
• op basis van veranderactiviteiten die gericht zijn om op de nieuwe manier te werken
• waarbij acceptatie van de verandering bereikt wordt
• en de verandering daadwerkelijk ingebed wordt in de organisatie.

Veranderactiviteiten - zoals impactanalyses en het op tijd betrekken van stakeholders in de organisatie - zijn altijd gericht op het bereiken van de nieuwe, gewenste situatie. In die situatie werken de mensen volgens de nieuwe, afgesproken manier en worden de medewerkers en de organisatie beter ondersteund door de nieuwe processen en technologie dan in de oude situatie. Wélke veranderactiviteiten er dan daadwerkelijk nodig zijn, hangt af van verschillende factoren, zoals de aard van de verandering, de cultuur van de organisatie, de timing en urgentie van de verandering en de 'veranderbereidheid' van medewerkers en organisatie. Lees hierover meer in een volgende blog. Natuurlijk moeten de veranderactiviteiten die nodig zijn, in samenhang met de projectplanning bepaald worden en afgestemd op de projectactiviteiten en de organisatie.

Verandermanagement in digitale P2P-transformaties 

Het spreekt eigenlijk vanzelf dat bij grote implementaties van bijvoorbeeld complexe ERP-systemen verandermanagement hoog op de agenda staat. De hele organisatie ondervindt dan effect hiervan, en het opzetten en uitvoeren van de noodzakelijke veranderactiviteiten is dan bijna een project op zich. Bij P2P-projecten wordt de noodzaak van verandermanagement nogal eens onderschat. En daar schuilt een risico. Omdat het vaak gaat over grote aantallen nieuwe bestellers, die ook nog eens verspreid zijn over verschillende vestigingen, kan het een uitdaging zijn om medewerkers te motiveren voor de nieuwe manier van werken, die zij vaak ervaren als een inperking van hun vrijheid.

Verandermanagement: onmisbaar in elk P2P-project!
"Zonder aandacht voor verandermanagement in een verandertraject heeft een project nog steeds kans van slagen, maar waarschijnlijk wel tegen hogere kosten, met latere go-live momenten en met minder gemotiveerde medewerkers. Door verandermanagement goed in te zetten neemt de veranderbereidheid van medewerkers toe en daarmee de kans op een succesvolle verandering. Met de goede ervaringen bouwt een organisatie bovendien aan de juiste verandercompetenties en plukt daarvan de vruchten in toekomstige verandertrajecten", besluit Lonneke.

Lees de whitepaper | Waarom verandermanagement cruciaal is bij digitale transformatie van P2P-processen.

Wellicht herkent u uitdagingen die we hebben geschetst en wilt u weten hoe u verandermanagement kunt inzetten in uw eigen organisatie. In deze whitepaper leest u wat verandermanagement concreet inhoudt en welke rol dit kan vervullen bij het implementeren van P2P-projecten. En hoe een pragmatische aanpak van verandermanagement bijdraagt aan een succesvolle digitale transformatie van uw P2P-processen.

Download hier de whitepaper.