Verandermanagement:

Verandermanagement? Dat hebben wij niet nodig! 

Laten we beginnen met een – wellicht herkenbaar - voorbeeld uit de praktijk. Bij een organisatie in de voedingsindustrie was tijdens het ontwerp van de nieuwe manier van werken vooral gekeken naar het bestelproces als onderdeel van het nieuw te implementeren P2P-proces. De crediteurenadministratie was vrijwel niet betrokken in die fase, en voelde zich overvallen toen er ook grote wijzigingen in hun werkwijze bleken te worden doorgevoerd. Ze zetten de hakken in het zand! Door de crediteurenadministratie alsnog te betrekken en te luisteren naar hun input en argumenten, werd het ontwerp van het nieuwe P2P-proces inhoudelijk verbeterd en ontstond er draagvlak bij de crediteurenafdeling voor de verandering. De afdelingsmanagers pakten zelfs daarna uit eigen beweging de communicatie en training van hun medewerkers op, daarbij geholpen door het projectteam. 

Valkuilen in P2P-implementaties 

"In onze jarenlange ervaring bij organisaties in de publieke en private sector hebben we gemerkt dat bij P2P-transformaties dikwijls dezelfde verandervraagstukken naar boven komen. Soms generieke zaken die je in elk project tegenkomt, maar P2P-implementaties kennen ook eigen valkuilen”, vertelt Lonneke. Wat de belangrijkste struikelblokken zijn waar organisaties tegenaan lopen, wordt hier toegelicht.  

Top 5 valkuilen bij P2P-implementaties 

1. Geen ‘sense of urgency’ in de organisatie: er is geen besef dat de verandering nu nodig is. En dan zal er niets veranderen. 
2. Geen heldere visie op de gewenste, nieuwe manier van werken in het P2P-proces. Beleid is daarnaast onduidelijk en soms tegenstrijdig. 
3. Er is geen overkoepelende P2P-proceseigenaar in de organisatie, en ook geen duidelijke eigenaar van het veranderproces. Niemand “ligt er ’s nachts wakker van” als de P2P-processen problematisch verlopen. 
4. Vertegenwoordigers van de stakeholders in het P2P-proces (zoals bestellers, inkopers, budgethouders, crediteurenadministratie, controllers) krijgen geen tijd of ruimte om hun input te leveren over de invulling van de nieuwe manier van werken. Vaak speelt hier ook dat het hoofdkantoor “wel denkt te weten hoe er op de vloer wordt gewerkt”. 
5. Omdat de complexiteit van de P2P-processen vaak mee lijkt te vallen, vindt men verandermanagement niet nodig. En anders wordt verwacht dat de externe verandermanager eventuele weerstanden in de organisatie wel zal oplossen.  

Prioriteit 1 is om deze valkuilen te omzeilen. Of als dit niet lukt, om de obstakels uit de weg te ruimen. Maak vooral duidelijk waarom de verandering nodig is, en waarom het nú nodig is. Zorg ervoor dat een overkoepelende P2P-proceseigenaar wordt aangewezen en zet deze persoon in om de visie op het P2P-proces (verder) te ontwikkelen en uit te dragen. Zorg dat belangrijke stakeholders op tijd betrokken worden in het traject, niet alleen om hun input te geven maar ook om de verandering verder daadwerkelijk vorm te geven. En last but not least, betrek uw eigen medewerkers in het verandermanagement. Uw mensen kennen hun eigen organisatie immers het best, en kunnen de veranderactiviteiten beter finetunen naar de behoeftes van de organisatie. Bovendien zal hun positieve inzet zorgen voor breder draagvlak voor de verandering. Over welke veranderactiviteiten concreet nodig zijn en wat hier allemaal bij komt kijken, leest u in onze volgende blog. 

Verandermanagement: onmisbaar in elk P2P-project! 

"Zonder aandacht voor verandermanagement in een verandertraject heeft een project nog steeds kans van slagen, maar waarschijnlijk wel tegen hogere kosten, met latere go-live momenten en met minder gemotiveerde medewerkers. Door verandermanagement goed in te zetten neemt de veranderbereidheid van medewerkers toe en daarmee de kans op een succesvolle verandering. Met de goede ervaringen bouwt een organisatie bovendien aan de juiste verandercompetenties en plukt daarvan de vruchten in toekomstige verandertrajecten", besluit Lonneke. 

Lees de whitepaper | Waarom verandermanagement cruciaal is bij digitale transformatie van P2P-processen.

Wellicht herkent u uitdagingen die we hebben geschetst en wilt u weten hoe u verandermanagement kunt inzetten in uw eigen organisatie. In deze whitepaper leest u wat verandermanagement concreet inhoudt en welke rol dit kan vervullen bij het implementeren van P2P-projecten. En hoe een pragmatische aanpak van verandermanagement bijdraagt aan een succesvolle digitale transformatie van uw P2P-processen.

Download hier de whitepaper.