Verandermanagement:

Over willen, moeten en kunnen veranderen

Bij digitale transformatie van Purchase to Pay (P2P)-processen ligt de focus meestal op de juiste inzet van processen, technologie en data, en worden de mensen vaak over het hoofd gezien. En juist die zijn een onmisbare factor om digitale transformatie te laten slagen. Want u kunt nog zo’n innovatief systeem willen implementeren, als uw mensen er niet achter staan dan wordt het absoluut geen succes! Om een nieuwe, gewenste situatie te bereiken met de inzet van nieuwe (of veranderde) processen en technologie, zijn veranderingen in gedrag nodig. De intentie die nodig is van medewerkers voor deze gedragsveranderingen kunnen we vatten onder het begrip 'veranderbereidheid'. Een hogere veranderbereidheid van de mensen in de organisatie leidt eerder tot de gewenste gedragsveranderingen, en dus ook eerder tot het gewenste projectresultaat.

Wat is Veranderbereidheid?

“Veranderbereidheid is een positieve gedragsintentie van een medewerker ten aanzien van de invoering van veranderingen in de structuur, cultuur of werkwijze van een organisatie of afdeling, resulterend in een inspanning van de kant van de medewerker om het veranderingsproces te ondersteunen dan wel te versnellen.”

Erwin Metselaar heeft sinds 1997 bij verschillende bedrijven en organisaties gedegen onderzoek gedaan naar veranderbereidheid. In zijn DINAMO-model wordt veranderbereidheid beïnvloed door 3 motivatoren: willen, moeten en kunnen veranderen, waaronder hij weer 14 verschillende factoren heeft geïdentificeerd. Denk hierbij aan: betrokkenheid van de medewerkers, kennis en ervaring van de medewerkers, ook met veranderingen, en het aanwezig zijn van een externe noodzaak voor de verandering. Ook zijn er meer project-gerelateerde factoren als timing en complexiteit van de verandering.

Een goede veranderaanpak onderscheidt vier focusgebieden, die de fasen in het project volgen en waarvan de activiteiten aansluiten op de drie motivatoren van het DINAMO-model: willen, moeten en kunnen veranderen. De vier focusgebieden zijn:  

1. Betrekken van de organisatie: commitment en steun krijgen voor de verandering van medewerkers en management in de organisatie 
2. Processen en organisatie op elkaar afstemmen: zorgen dat de nieuwe processen en de organisatiestructuur met elkaar in lijn zijn. Ook helderheid in proceseigenaarschap is hierin belangrijk. 
3. Training: opleiden van de mensen die een rol spelen in de nieuwe processen. Bij P2P zijn dit meestal de verschillende bestellers, goedkeurders (zoals budgethouders en productexperts) en de crediteurenadministratie. Soms ook leveranciers, die wellicht met een nieuwe leveranciersportal te maken krijgen. 
4. Communicatie: het tijdig informeren van iedereen (intern en extern) die invloed ondervindt van de veranderingen in het P2P-proces.  

Waar moet u aan denken bij veranderactiviteiten? Hieronder enkele voorbeelden per focusgebied. Nog even goed om op te merken dat de focusgebieden en hun veranderactiviteiten niet op zichzelf staan, maar vaak met elkaar samenhangen. En houd de aanpak pragmatisch. Kies juist de activiteiten, die voor úw P2P-traject van toegevoegde waarde zijn. 

Verandermanagement: onmisbaar in elk P2P-project! 

"Zonder aandacht voor verandermanagement in een verandertraject heeft een project nog steeds kans van slagen, maar waarschijnlijk wel tegen hogere kosten, met latere go-live momenten en met minder gemotiveerde medewerkers. Door verandermanagement goed in te zetten neemt de veranderbereidheid van medewerkers toe en daarmee de kans op een succesvolle verandering. Met de goede ervaringen bouwt een organisatie bovendien aan de juiste verandercompetenties en plukt daarvan de vruchten in toekomstige verandertrajecten", besluit Lonneke. 

Lees de whitepaper | Waarom verandermanagement cruciaal is bij digitale transformatie van P2P-processen.

Wellicht herkent u uitdagingen die we hebben geschetst en wilt u weten hoe u verandermanagement kunt inzetten in uw eigen organisatie. In deze whitepaper leest u wat verandermanagement concreet inhoudt en welke rol dit kan vervullen bij het implementeren van P2P-projecten. En hoe een pragmatische aanpak van verandermanagement bijdraagt aan een succesvolle digitale transformatie van uw P2P-processen.

Download hier de whitepaper.