Emergis wilde meer grip en controle krijgen op inkoop en het factuurafhandelingsproces, en kwam tot de conclusie dat een uniform ‘end-to-end’ P2P-proces nodig was om dit te bereiken. Tot dusver was er geen standaardisatie in werkwijze en procedures doorgevoerd. Bovendien werkten in de decentrale organisatie de betrokken afdelingen, bestellers en ondersteunende diensten relatief onafhankelijk van elkaar in dit proces. Daarom was het belangrijk om het proces goed af te stemmen op de nieuwe het manier van werken met het nieuwe systeem, en ook de medewerkers met de juiste aandacht en begeleiding mee te nemen in deze verandering.

Emergis heeft behoefte aan een gebruiksvriendelijke oplossing die het voor de medewerkers eenvoudiger maakt om hun inkoopbehoeften te vervullen. Het nieuwe proces en systeem moeten de inkoopactiviteiten stroomlijnen met minder kanalen, snellere doorlooptijd van bestellingen en makkelijkere facturatieverwerking. Door medewerkers te stimuleren om te bestellen vanuit lopende contracten bij voorkeursleveranciers verwacht de organisatie beter te kunnen profiteren van schaalvoordelen bij prijsonderhandelingen, en daarmee inkoopkosten en risico’s te verlagen.

Samen met medewerkers van Emergis en partners AFAS, Fikss en Oranje Consultancy heeft Spendlinq gewerkt aan de implementatie en uitrol van de modules. Als voorzitter van de werkgroep Inkoop coördineerde Spendlinq het ontwerp van het proces en de inrichting daarvan. Daarnaast leverde Spendlinq de inhoudelijke proceskennis, waarbij frequent afstemming was met andere werkgroepen en met de softwareleverancier over de inrichting van het systeem. Het project omvatte ook ondersteuning bij het testen van de procesketen en het trainen van medewerkers.