Reclassering Nederland heeft een decentrale organisatie met vestigingen in 5 regio’s. Om het hele proces van inkoop tot betalen soepel te laten verlopen en contract compliance te realiseren, was het essentieel om de juiste procedures te hanteren en om te werken vanuit 1 centraal systeem. Omdat de toenmalige oplossing niet voldeed, besloot de organisatie om het complete P2P-proces gefaseerd over te zetten naar het bestaande ERP-systeem. Een complex project waar talloze stakeholders bij betrokken waren.

Reclassering Nederland wilde het inkoopproces voor de hele organisatie op een uniforme manier én volgens de juiste procedures laten werken. Daarmee moest de afdeling Inkoop beter inzicht en controle krijgen over uitgaven, contracten en budgetten. Daarnaast was het voor de afdeling Control belangrijk om de verplichtingenadministratie op orde te krijgen, en had de financiële administratie de doelstelling om facturen sneller en eenvoudiger te verwerken.

Spendlinq was in dit project verantwoordelijk voor de projectleiding en leverde ook de inhoudelijke proceskennis. Het project omvatte onder meer een uitgebreide spend analyse, inkoopkanalenstrategie en workshops met stakeholders om te komen tot een inrichting van processen die optimaal aansluiten op de behoeften van de organisatie. Er was frequent afstemming met de implementatiepartner van AFAS voor de inrichting van het systeem en de realisatie van koppelingen met de OCR-oplossing. Spendlinq heeft ondersteund bij het trainen van medewerkers, het aansluiten van leveranciers en testen van de hele keten.