Van Gelder wilde in slechts 3 maanden live gaan met een professioneel contractbeheersysteem, dat uitgerold moest worden over de verschillende werkmaatschappijen. De focus lag in eerste instantie op het digitaal beheer van de lopende contracten, zodat de juiste informatie op het juiste tijdstip en op de juiste plaats beschikbaar is voor de hele organisatie.

De nieuwe oplossing moest de organisatie beter inzicht geven in welke contracten (bestaand en nieuw) zijn afgesloten en wie hun eigenaren zijn. Daarnaast was behoefte aan betere controle over contractbeheer, onder meer door automatische waarschuwingen bij vervaldata van contracten, geen automatische verlengingen, en meer grip op opzegtermijnen. Het nieuwe systeem moest contracten toegankelijk maken voor relevante gebruikers binnen de organisatie, maar ook de onderlinge samenwerking tussen afdelingen stimuleren om daarmee lopende contracten beter te benutten en te kunnen profiteren van schaalvoordelen bij prijsonderhandelingen.

In samenwerking met de Manager Inkoop en medewerkers uit verschillende werkmaatschappijen heeft Spendlinq het selectietraject en de implementatie van de nieuwe CLM-oplossing Contractify uitgevoerd en begeleid. Het project omvatte onder meer de begeleiding van het selectieproces van shortlist naar definitieve leverancier, maar ook afstemming met stakeholders (en softwareleverancier) om te komen tot een inrichting van het systeem die optimaal aansluit op de processen en behoeften van de organisatie. Daarnaast heeft Spendlinq ondersteund bij het trainen van de medewerkers en een belangrijke rol vervuld in het begeleiden van het veranderproces.