Maar hoe zorgt u ervoor dat u de software kiest die voldoet aan uw behoeften en daadwerkelijk helpt om de Source to Pay-processen van uw organisatie naar een hoger niveau te tillen? Wij geven u enkele tips die u kunt meenemen in uw overwegingen.

Tip 1: Weet wat uw behoefte is
De eerste stap bij het kiezen van de juiste Source to Pay-software is om te bepalen wat uw behoeften zijn. Houd u daarbij rekening met de grootte en complexiteit van uw organisatie, de verschillende soorten inkoopcategorieën en de processen die u wil digitaliseren. Denk na over de specifieke functionaliteiten en mogelijkheden die de software moet hebben om aan de behoeften van uw organisatie te voldoen. Denk hierbij aan zaken als leveranciersmanagement, RFx ondersteuning (e-sourcing), contract lifecycle management, (catalogus)inkoop en factuurverwerking. En vergeet hierbij ook niet te kijken naar integratie. Het is belangrijk om software te kiezen die kan integreren met uw bestaande systemen en processen, zodat het naadloos past in de IT-architectuur van uw organisatie.

Tip 2: Onderzoek en vergelijk
Als u eenmaal weet welke functionaliteiten u nodig heeft, is het tijd om te beginnen met het onderzoeken en vergelijken van verschillende oplossingen. Lees reviews, schrijf een RFI uit, haal ervaringen op bij andere (vergelijkbare) organisaties om een beter inzicht te krijgen in de mogelijkheden van elk systeem en de ervaringen met de leveranciers.

Tip 3: Doe aan prijsonderzoek
Het is belangrijk dat u zich niet alleen richt op de initiële implementatiekosten van de software. Veel leveranciers werken met abonnementsmodellen waarbij u maandelijks voor het gebruik van de software betaalt. Check daarbij goed wat u hiervoor krijgt. Zorg ervoor dat de software die u kiest binnen uw budget past, maar ook dat het alle functies biedt die u nodig heeft.

Tip 4: Test het systeem
Veel softwareleveranciers bieden tegenwoordig gratis proefversies of (online) demo's aan. Profiteer van deze mogelijkheden om het systeem te beoordelen en zelfs uit te testen (Proof of Concept). Dat geeft u meer zekerheid of de oplossing daadwerkelijk aan uw verwachtingen voldoet. Kijk hierbij niet alleen naar het “happy flow”-proces, maar neem ook die processen, inkoopcategorieën en factuurstromen mee die kenmerkend zijn voor uw organisatie. Daarnaast is een eigentijdse gebruikerservaring van cruciaal belang. De software moet gemakkelijk en intuïtief zijn voor alle (soorten) gebruikers, ook voor degenen die niet zo technisch onderlegd zijn en incidenteel met de software zullen werken. Het verdient ook aanbeveling om deze collega’s op tijd te betrekken bij de beoordeling van de software.

Tip 5: Beoordeel service, schaalbaarheid en security
Zoek uit wat voor soort klantenservice de softwareleverancier biedt. Wat zijn de mogelijkheden voor training en hoe ziet het Service Level Agreement (SLA) eruit? Dit is belangrijk om er zeker van te zijn dat u het maximale uit uw software haalt. Beoordeel leveranciers ook op schaalbaarheid. Kies software die kan meegroeien en zich kan aanpassen aan de veranderende behoeften van uw organisatie. En verzeker u ervan dat uw leverancier en de software de juiste beveiligingsmaatregelen toepassen om uw gevoelige informatie en gegevens te beschermen.

Het goede nieuws is dat u tegenwoordig de keuze hebt uit een breed spectrum aan oplossingen. Het softwarelandschap is namelijk zo ontwikkeld dat er oneindig veel combinaties mogelijk zijn tussen ERP, best-of-suite S2P/P2P en best-of-breed S2P/P2P-oplossingen of zelfs een combinatie van gespecialiseerde point-solutions. Dit maakt de keuze voor u complexer. Doe daarom een beroep op onze ervaren adviseurs die u een onbevooroordeeld perspectief op de markt kunnen bieden en het noodzakelijke onderscheid kunnen maken tussen hypes of trends en feiten of fictie.

Onze specialisten combineren unieke domeinexpertise met kennis van de beste technologie in de markt en stellen uw mensen en organisatiedoelstellingen centraal. Want bij een Source to Pay-transformatie is het belangrijk om niet alleen naar de technologie te kijken, maar naar de hele organisatie. Mensen, processen en technologie moeten op de juiste manier worden ingezet om een succesvolle koers te kunnen varen. Als sparringpartner en expert in de nieuwste technologie staan wij naast u en begeleiden u in elke fase van uw digitale transformatie.