De beste software bestaat niet. 

Ook Merel, een consultant met ruime ervaring in innovatievraagstukken en digitale transformaties, ziet een steeds belangrijkere rol voor AI binnen Source to Pay-processen. “Waar organisaties voorheen vooral focus legden op het automatiseren van transacties, verschuift de aandacht nu naar het ondersteunen van besluitvorming door bestaande data inzichtelijker en toegankelijker te maken met behulp van AI.”

Deze ontwikkeling sluit volgens haar aan bij een bredere trend. “Data wordt steeds meer een strategische asset en organisaties willen processen niet alleen digitaliseren, maar ook slimmer en meer datagedreven maken.”

“Tegelijkertijd zie je dat organisaties worstelen met de vraag hoe zij informatie uit verschillende systemen effectief kunnen benutten. Veel organisaties beschikken over grote hoeveelheden inkoop- en leveranciersdata, maar hebben moeite om daar daadwerkelijk stuurinformatie uit te halen. Juist daar liggen grote kansen.”

De veranderingen beperken zich niet tot AI. Ook de manier waarop organisaties hun technologielandschap inrichten verandert, ziet Menno. “Steeds vaker kiezen organisaties niet voor een end-to-end-oplossing, maar voor een combinatie van best-of-breed-applicaties die elk een specifiek onderdeel van het Source to Pay-proces ondersteunen. Dat stelt hogere eisen aan integraties, datakwaliteit en governance.”

Daarnaast spelen compliance, transparantie en risicobeheersing een steeds grotere rol. “Organisaties moeten niet alleen efficiënter werken, maar ook beter kunnen aantonen waarom zij bepaalde keuzes maken en hoe zij hun leveranciers beheren”, zegt Merel.

“Onder invloed van toenemende wet- en regelgeving, bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid, neemt de rapportagedruk verder toe. Tegelijkertijd biedt dat organisaties de kans om data die zij toch al verzamelen te gebruiken om nieuwe inzichten te krijgen en strategische keuzes beter te onderbouwen.”

De vertrouwde naam is niet altijd de beste keuze
De groeiende complexiteit van de markt brengt ook een risico met zich mee. Organisaties starten een selectietraject namelijk lang niet altijd met een open blik, en hebben vaak al een beeld van mogelijke leveranciers en oplossingen.

Ze spreken een leverancier op een evenement, kennen een oplossing uit het verleden of horen succesverhalen uit hun netwerk. Nog voordat het selectieproces begint, ontstaat vaak al een voorkeur. “Begrijpelijk”, constateert Merel, “maar niet altijd verstandig. Want de bekende oplossing is niet automatisch de beste oplossing voor een organisatie.”

In de praktijk wordt de uiteindelijke keuze nog te vaak gestuurd door merkbekendheid of ervaringen uit het verleden, terwijl de context van iedere organisatie verschillend is. Een multinational heeft andere uitdagingen dan een middelgrote organisatie. Een organisatie met een volwassen inkoopfunctie stelt andere eisen dan een organisatie die juist aan het begin van een digitaliseringstraject staat.

Daarom begint volgens Menno een goede selectie niet bij technologie, maar bij de organisatie zelf. “De vraag is niet welke leverancier de beste tool heeft. De vraag is welke oplossing het beste aansluit bij de specifieke situatie van de klant.”

Technologie is slechts een stukje van de puzzel
In de praktijk ziet hij echter dat klanten het gesprek vaak beginnen met die ene geijkte vraag: welke oplossing moet ik kiezen? “Technologie is echter maar één stuk van de puzzel”, benadrukt hij. “Bij Spendlinq kijken we altijd naar vier elementen: mensen, processen, data én technologie.”

Dat betekent in de praktijk: gesprekken voeren met alle betrokkenen. Niet alleen met inkoop en accounts payable, maar ook met eindgebruikers en IT. Wat wil men bereiken? Hoe volwassen zijn de huidige processen? Hoe gaat de organisatie om met verandering? En misschien wel de meest onderschatte vraag: is er intern voldoende capaciteit en draagvlak om de implementatie te laten slagen?

“Een oplossing die niemand wil of kan gebruiken, blijft uiteindelijk een dure investering”, zegt Menno.

Merel ziet dat naast adoptie het belang van datakwaliteit nog regelmatig wordt onderschat. “Veel organisaties focussen op functionaliteit, terwijl kwaliteit van data en het creëren van draagvlak minstens zo bepalend zijn voor het uiteindelijke resultaat.”

Marktkennis als fundament voor betere keuzes
Een objectieve beoordeling vraagt bovendien niet alleen om een gestructureerde aanpak, maar ook om actuele marktkennis. En dat wordt steeds uitdagender: nieuwe spelers betreden de markt, bestaande leveranciers breiden hun functionaliteit voortdurend uit en overnames veranderen het speelveld in hoog tempo. Voor organisaties is het vrijwel onmogelijk om al die ontwikkelingen zelfstandig te blijven volgen.

Volgens Menno en Merel is juist daarom een onafhankelijke blik zo belangrijk. Want de oplossing die het beste aansluit bij een organisatie, is niet altijd de leverancier die het meest zichtbaar is in de markt.

“Spendlinq investeert bewust in een sterk leveranciersnetwerk”, licht Merel toe. “Dat geeft ons toegang tot kennis en inzichten die je niet altijd uit openbare bronnen haalt. Denk aan productontwikkelingen, strategische keuzes van leveranciers en innovaties die nog niet breed bekend zijn. Door die ontwikkelingen vroegtijdig te signaleren, kunnen we klanten niet alleen adviseren op basis van de huidige situatie, maar ook op basis van waar de markt naartoe beweegt.”

Om die marktkennis structureel vast te leggen en toegankelijk te maken, werkt Spendlinq aan de ontwikkeling van een eigen platform: het Market Intelligence & Matching Platform SolutionLinq. In combinatie met het eigen FIT-model brengt het platform actuele marktkennis in elke Source to Pay-categorie, functionele behoeften, organisatiedoelstellingen en technische randvoorwaarden samen in één gestructureerde aanpak voor softwareselectie en vendor evaluation.

“Of een organisatie nu haar huidige landschap wil toetsen of een nieuwe oplossing selecteert, uiteindelijk draait het om dezelfde vraag”, vat Menno samen: “Welke oplossing past het beste bij de processen, ambities en volwassenheid van de organisatie? De beste software bestaat niet. Wel de beste fit.”

Bron: Consultancy.nl