Klantcase Emergis
Emergis kiest voor één uniform Purchase to Pay-proces
Een efficiënter en gebruiksvriendelijker proces van bestellen tot en met factuurafhandeling voor de Zeeuwse ggz-instelling.
De Zeeuwse ggz-instelling Emergis gebruikte het ERP-systeem AFAS om de hr-processen te stroomlijnen. Om ook de financiële administratie en inkoop adequaat te ondersteunen, was het een logische stap om deze processen in dit systeem onder te brengen. Een belangrijke doelstelling was om het volledige proces van bestellen tot en met factuurafhandeling efficiënter en gebruiksvriendelijker maken. Omdat de organisatie nog weinig ervaring had met Purchase to Pay (P2P)-oplossingen om dit proces te ondersteunen, werd Spendlinq ingeschakeld om de implementatie en uitrol te begeleiden.
Het vraagstuk
Emergis wilde meer grip en controle krijgen op inkoop en het factuurafhandelingsproces, en kwam tot de conclusie dat een uniform ‘end-to-end’ P2P-proces nodig was om dit te bereiken. Tot dusver was er geen standaardisatie in werkwijze en procedures doorgevoerd. Bovendien werkten in de decentrale organisatie de betrokken afdelingen, bestellers en ondersteunende diensten relatief onafhankelijk van elkaar in dit proces. Daarom was het belangrijk om het proces goed af te stemmen op de nieuwe het manier van werken met het nieuwe systeem, en ook de medewerkers met de juiste aandacht en begeleiding mee te nemen in deze verandering.
De rol van Spendlinq
Samen met medewerkers van Emergis en partners AFAS, Fikss en Oranje Consultancy heeft Spendlinq gewerkt aan de implementatie en uitrol van de modules. Als voorzitter van de werkgroep Inkoop coördineerde Spendlinq het ontwerp van het proces en de inrichting daarvan. Daarnaast leverde Spendlinq de inhoudelijke proceskennis, waarbij frequent afstemming was met andere werkgroepen en met de softwareleverancier over de inrichting van het systeem. Het project omvatte ook ondersteuning bij het testen van de procesketen en het trainen van medewerkers.
De oplossing
Emergis had behoefte aan een gebruiksvriendelijke oplossing die het voor de medewerkers eenvoudiger maakt om hun inkoopbehoeften te vervullen. Het nieuwe proces en systeem moesten de inkoopactiviteiten stroomlijnen met minder kanalen, snellere doorlooptijd van bestellingen en makkelijkere facturatieverwerking. Door medewerkers te stimuleren om te bestellen vanuit lopende contracten bij voorkeursleveranciers verwachtte de organisatie beter te kunnen profiteren van schaalvoordelen bij prijsonderhandelingen, en daarmee inkoopkosten en risico’s te verlagen.
De technologie
Het resultaat
In 2025 ging Emergis live met AFAS Financieel en Inkoop. Hiermee heeft de organisatie een solide basis gelegd voor verdere optimalisatie van processen en systeem, en daarmee de professionalisering van het ‘end to end’ P2P-proces.
Over Emergis
Emergis is een brede maatschappelijke organisatie voor mentale gezondheid en welzijn. Jaarlijks ondersteunt de ggz-instelling zo’n 13.000 mensen met uiteenlopende uitdagingen op het gebied van mentale gezondheid, verslaving, wonen, werken, veiligheid, huiselijk geweld. Kinderen, jongeren, volwassen en ouderen. Dat gebeurt op vijftig locaties in Zeeland.