Van Gelder stroomlijnt contractmanagement van creatie tot beheer

Infrapartner Van Gelder wilde meer grip krijgen op inkoopcontracten en het contractproces verder professionaliseren. De eerste stap was het centraal beheren en ontsluiten van inkoopcontracten binnen de organisatie. Na de implementatie van een Contract Lifecycle Management (CLM)-oplossing volgde een volgende stap: ook het opstellen van nieuwe inkoopcontracten eenvoudiger en consistenter maken met minder handmatig werk. Spendlinq begeleidde Van Gelder bij beide trajecten, van softwareselectie en inrichting tot en met implementatie, integratie en adoptie.

Het vraagstuk

Als onderdeel van een bredere vernieuwing van het applicatielandschap ontstond bij Van Gelder behoefte aan een professionele oplossing voor contractmanagement. De organisatie wilde centraal inzicht in bestaande en nieuwe contracten, contracteigenaren en belangrijke momenten zoals opzeg- en vervaldata. Contractinformatie moest bovendien toegankelijk worden voor relevante medewerkers binnen de verschillende werkmaatschappijen.

Na de implementatie van een centrale oplossing voor contractbeheer kwam ook het proces vóór ondertekening in beeld. Contracten werden opgesteld met Word-templates en functionaliteit uit het voormalige ERP-systeem. Dit vroeg veel handmatige invoer en maakte het lastiger om te waarborgen dat medewerkers altijd met de meest actuele templates werkten. Van Gelder wilde daarom ook contractcreatie beter ondersteunen en de kwaliteit en uniformiteit van nieuwe inkoopcontracten verder verbeteren.

De rol van Spendlinq

Spendlinq begeleidde Van Gelder bij de selectie en implementatie van de Contract Lifecycle Management-oplossing. Samen met de Manager Inkoop en medewerkers uit verschillende werkmaatschappijen werd het selectietraject doorlopen en de gewenste inrichting bepaald. Spendlinq ondersteunde daarnaast bij de implementatie, training van medewerkers en begeleiding van het verandertraject. Binnen vier maanden werd de nieuwe oplossing in gebruik genomen.

Voor de volgende fase ondersteunde Spendlinq opnieuw bij de softwareselectie. Het team stelde een RFP op, organiseerde inspiratiesessies en begeleidde de beoordeling van oplossingen op functionaliteit, toepasbaarheid en kosten. Na de selectie ondersteunde Spendlinq bij de inrichting en de vertaling van bestaande contracttemplates naar de nieuwe omgeving. Ook de training van functioneel beheerders, templatebeheerders en eindgebruikers, én de integraties met het bestaande CLM-landschap werden door Spendlinq begeleid.

De oplossing

Voor het centrale beheer van contracten koos Van Gelder voor Contractify. De oplossing geeft de organisatie inzicht in contracten, contracteigenaren en belangrijke momenten in de contractcyclus en ondersteunt medewerkers met automatische signaleringen.

Voor contractcreatie werd vervolgens Docfield geselecteerd. Inkoopcontracten kunnen hiermee volledig binnen de applicatie worden opgesteld op basis van centraal beheerde templates. De contractcreatie- en CLM-oplossingen worden geïntegreerd binnen het applicatielandschap, zodat het opstellen en beheren van contracten beter op elkaar aansluiten.

De technologie

Het resultaat

Van Gelder heeft met de nieuwe werkwijze meer inzicht en controle over het contractportfolio. Contracten worden centraal vastgelegd en beheerd en medewerkers krijgen tijdig inzicht in momenten waarop actie nodig is. Het groeiende aantal contracten onder beheer en de snelle adoptie binnen de organisatie laten zien dat de oplossing breed wordt gebruikt. Het verbeterde inzicht ondersteunt Van Gelder bovendien bij het plannen van inkoopactiviteiten en het benutten van contracten binnen de verschillende werkmaatschappijen.

Met de toevoeging van contractcreatie wordt nu ook het proces aan de voorkant verder geprofessionaliseerd. Inkoopcontracten kunnen binnen één applicatie worden opgesteld en zijn gebaseerd op de actuele versie van de juiste template. De eerste gebruikerservaringen zijn positief. De komende periode wordt de toepassing verder uitgebreid naar meer organisatieonderdelen en contracttemplates.

Over Van Gelder

Van Gelder is de full-service infrapartner voor Nederland en gespecialiseerd in het ontwerpen en realiseren van boven- en ondergrondse infra-oplossingen en het beheren en onderhouden van infrastructuren. Als financieel onafhankelijk familiebedrijf met ruim 2.300 gedreven collega’s draagt zij met infra-oplossingen bij aan de slimme, duurzame en veilige openbare ruimte van de toekomst.