Royal FloraHolland brengt eenvoud in Purchase to Pay-proces

Royal FloraHolland wilde een eenvoudiger en gebruiksvriendelijker Purchase to Pay (P2P) -proces en tegelijkertijd de factuurverwerking minder complex maken. De bestaande omgeving vroeg veel ondersteuning van gebruikers en beheer, waardoor Royal FloraHolland mogelijkheden zag om het proces beter aan te sluiten op de dagelijkse praktijk. Nadat optimalisatie van de bestaande oplossing was onderzocht, besloot de organisatie de markt opnieuw te verkennen. Spendlinq begeleidde de softwareselectie en ondersteunde Royal FloraHolland vervolgens als kennispartner en procesexpert bij de implementatie van een nieuwe P2P-oplossing. Met een duidelijke randvoorwaarde: vóór het aflopen van het bestaande softwarecontract moest de nieuwe P2P-omgeving operationeel zijn.

Het vraagstuk

Het bestaande bestelproces vroeg in de praktijk relatief veel ondersteuning. Er waren weinig catalogi beschikbaar, waardoor vrijwel alle aanvragen via vrije tekst werden ingediend. Voor medewerkers, waaronder veel incidentele bestellers, maakte dit het proces minder eenvoudig in gebruik.

Ook de gebruikte coderingen waren voor aanvragers niet altijd eenvoudig te interpreteren, waardoor regelmatig ondersteuning nodig was bij het bestelproces. Daarnaast vroeg de afhandeling van afwijkingen tussen facturen en inkooporders om extra handelingen en afstemming tussen Accounts Payable en aanvragers.

Ook binnen de factuurverwerking en het contractmanagement zag Royal FloraHolland mogelijkheden voor vereenvoudiging. Een deel van de facturen werd via een afzonderlijke oplossing verwerkt en de beschikbare functionaliteit voor contractmanagement werd in de praktijk beperkt gebruikt. De organisatie wilde deze processen beter ondersteunen en meer in samenhang organiseren.

Royal FloraHolland onderzocht of een herinrichting van de bestaande oplossing de gewenste verbeteringen kon realiseren. Toen bleek dat hiervoor een aanzienlijke investering en inspanning nodig waren, besloot de organisatie ook andere oplossingen in de markt te onderzoeken en een nieuwe softwareselectie te starten.

De rol van Spendlinq

Spendlinq begeleidde Royal FloraHolland in eerste instantie bij de softwareselectie en bracht daarbij brede kennis van de P2P-softwaremarkt in. Het projectteam werd ondersteund bij het gestructureerd vertalen van ambities en knelpunten naar eisen voor een nieuwe oplossing. Daarbij werd de standaard vragenbibliotheek van Spendlinq als basis ingezet, aangevuld met specifieke eisen vanuit de organisatie van Royal FloraHolland.

Daarnaast werden use cases ontwikkeld rond processen die specifiek waren voor Royal FloraHolland. Hiermee konden de verschillende oplossingen in de praktijk worden beoordeeld en werden relevante stakeholders actief bij de selectie betrokken.

Na de softwarekeuze ondersteunde Spendlinq Royal FloraHolland als procesexpert bij de implementatie en de keuzes rondom processen en inrichting. Daarbij was de planning een belangrijke randvoorwaarde: het bestaande softwarecontract liep af op een specifieke datum en de organisatie wilde verlenging vanwege de kosten voorkomen. De nieuwe omgeving moest daarom binnen de afgesproken termijn operationeel zijn.

De oplossing

Uit het selectietraject kwam Medius naar voren als best passende oplossing, met de modules Procurement, Accounts Payable Automation, Contract Management en Supplier Onboarding.

Bij de inrichting van het nieuwe bestelproces stond eenvoud centraal. Formulieren met vooraf vastgelegde coderingen helpen gebruikers om aanvragen correct in te dienen en het aantal goedkeuringsstappen is teruggebracht. Ook de afhandeling van factuurafwijkingen is anders ingericht. Verschillen tussen een factuur en inkooporder worden via een vastgestelde workflow afgehandeld. Medewerkers worden automatisch bij de beoordeling betrokken en de communicatie hierover vindt binnen de applicatie plaats. Daarmee vervalt een belangrijk deel van de afstemming via e-mail en telefoon tussen Accounts Payable en aanvragers.

De ingebruikname verliep gefaseerd, met de afdeling Digital als eerste pilot. Vervolgens ging de rest van de organisatie binnen de geplande termijn over naar de nieuwe werkwijze. Inmiddels leggen 500 tot 600 eindgebruikers hun aanvragen en goedkeuringen vast in de nieuwe omgeving en worden alle facturen via het platform verwerkt. De implementatie van Contract Management en Supplier Onboarding is de volgende fase.

De technologie

Het resultaat

Met de nieuwe werkwijze heeft Royal FloraHolland het P2P-proces eenvoudiger en beter beheersbaar ingericht. Gebruikers worden bij het aanvragen beter door het proces geleid, waardoor minder fouten worden gemaakt en minder operationele ondersteuning nodig is. Ook het goedkeuringsproces kent minder stappen, wat bijdraagt aan een kortere doorlooptijd van aanvragen.

Voor Accounts Payable betekent vooral de nieuwe manier van factuurafhandeling een belangrijke verbetering. Afwijkingen worden binnen één workflow beoordeeld en opgelost, waardoor minder handmatige afstemming nodig is en facturen efficiënter kunnen worden verwerkt.

Tegelijkertijd heeft Royal FloraHolland een basis gelegd voor de verdere professionalisering van het P2P-proces. Met de verdere implementatie van Contract Management en Supplier Onboarding worden ook contract- en leveranciersprocessen verder geïntegreerd. Zo ontstaat stap voor stap een eenvoudiger werkwijze die beter aansluit op de gebruikers en minder operationeel beheer vraagt van de organisatie.

Over Royal FloraHolland

Royal FloraHolland is een coöperatie van kwekers en een internationaal handelsplatform voor bloemen en planten. De organisatie brengt kwekers en kopers uit de internationale sierteeltsector samen en faciliteert de handel via fysieke veilingen en digitale dienstverlening. De oorsprong van Royal FloraHolland gaat terug tot 1911, toen in Aalsmeer de eerste bloemenveiling werd opgericht.