FNV brengt meer grip en inzicht in het Purchase to Pay-proces

Vakbond FNV wilde het volledige proces voor inkoop, contractmanagement en financiële administratie gebruiksvriendelijker maken en tegelijkertijd meer inzicht krijgen in uitgaven, verplichtingen en budgetten. Daarom nam de vakbond het systeemlandschap kritisch onder de loep, met als doel om het Purchase to Pay (P2P)-proces in een nieuwe applicatie onder te brengen. Spendlinq begeleidde de FNV vanaf het vooronderzoek en de softwareselectie tot en met de implementatie en gefaseerde uitrol van een nieuwe P2P-oplossing.

Het vraagstuk

Met bijna 900.000 leden is de FNV de grootste vakbond van Nederland. De organisatie kampte met een inefficiënt inkoopproces dat te weinig inzicht gaf in lopende verplichtingen, inkoopuitgaven en budgetten. Het ERP-platform dat het hele P2P-proces moest ondersteunen werd niet als gebruiksvriendelijk ervaren en de mogelijkheden waren beperkt. Dit leidde tot steeds meer werkdruk bij de afdelingen Inkoop & Financïen en tot inefficiënties in het proces. Ook kampte de organisatie met een wildgroei aan leveranciers en facturen die vaak handmatig moesten worden verwerkt.  

De FNV wilde het hele inkoopproces, van bestellen, goedkeuren en ontvangstregistratie tot en met factuurverwerking, eenvoudiger en efficiënter inrichten. Het nieuwe systeem moest daarbij doorlooptijden verkorten en het aantal handmatige handelingen bij bestellingen en factuurverwerking aanzienlijk verminderen. Ook moesten inkoopcontracten centraal kunnen worden opgeslagen en beheerd en facturen direct aan deze contracten kunnen worden gekoppeld. Zo wilde de FNV meer controle krijgen over uitgaven, contracten en budgetten en tegelijkertijd het bestelproces verder professionaliseren. 

De rol van Spendlinq

Spendlinq begeleidde de FNV samen met de afdeling inkoop vanaf het vooronderzoek en de selectie tot en met de implementatie en uitrol van het nieuwe systeem. Het project omvatte onder meer de begeleiding van het selectieproces van longlist naar definitieve leverancier en ondersteuning bij contractering. Daarnaast was Spendlinq verantwoordelijk voor het ontwerpen en vastleggen van de nieuwe processen, maar ook de afstemming met stakeholders, gebruikers en softwareleverancier om te komen tot de juiste inrichting van het systeem.  

Voor de implementatie werd gekozen voor een gefaseerde live-gang waarbij er voldoende tijd was om key-users en (eind)gebruikers te trainen en de afdelingsspecifieke processen in kaart te brengen en in te richten. Deze aanpak zorgde er ook voor dat er genoeg aandacht was om de medewerkers mee te nemen in het verandertraject. 

De oplossing

De nieuwe P2P-oplossing ondersteunt het proces van bestellen en goedkeuren tot factuurverwerking en biedt mogelijkheden om contracten centraal vast te leggen en te beheren. Ook kunnen koppelingen met webshops van gecontracteerde leveranciers worden gerealiseerd, waardoor medewerkers eenvoudiger via de juiste leveranciers kunnen bestellen. 

Door processen en informatie in één omgeving samen te brengen ontstaat bovendien beter inzicht in uitgavenstromen en proces- en contract compliance. 

De technologie

Het resultaat

Met de nieuwe werkwijze heeft de FNV het P2P-proces verder geprofessionaliseerd en een basis gelegd voor meer grip op uitgaven, contracten en processen. Medewerkers worden beter ondersteund bij het bestellen en de verwerking van facturen vraagt minder handmatige handelingen. 

Daarnaast beschikt de FNV over meer informatie om tot op detailniveau inzicht te krijgen in uitgavenstromen en proces- en contract compliance te meten. Dit biedt de organisatie handvatten om processen verder te optimaliseren en afspraken met leveranciers beter af te stemmen op de behoeften van de organisatie. 

Over de FNV

De FNV is de grootste vakbond van Nederland. De organisatie bestaat uit een vereniging van bijna 900.000 leden, de ‘werkorganisatie’ en de aangesloten bonden. De (betaalde) medewerkers van de werkorganisatie ondersteunen leden bij hun vragen. De FNV behartigt, al dan niet samen met strategische partners, de belangen van haar leden op het gebied van werk en inkomen op lokaal, nationaal en internationaal niveau en is daarin onafhankelijk.