Klantcase Total Care
Total Care legt de basis voor meer grip op het Purchase to Pay-proces
Begeleiding van selectietraject & implementatie van P2P-systeem bij de marktleider op het gebied van schoonmaak en thuiszorg.
Bij Total Care, de organisatie achter CSU en Tzorg, was behoefte aan meer grip op het inkoopproces. De organisatie wilde meer inzicht en controle over uitgaven, verplichtingen en goedkeuringsprocessen en tegelijkertijd de administratieve belasting binnen Finance verminderen. De ambitie was om met een nieuw bestelsysteem het volledige bestelproces toekomstbestendig in te richten: van aanvraag en bestelling tot goedkeuring, factuurverwerking en rapportage. Spendlinq begeleidde het traject vanaf de softwareselectie tot en met de organisatiebrede uitrol. Het resultaat is een nieuwe Purchase to Pay (P2P)-omgeving die meer grip, efficiëntie en transparantie biedt.
Het vraagstuk
Een spendanalyse die Total Care liet uitvoeren toonde aan dat het P2P-proces onvoldoende ondersteuning bood om vooraf grip te houden op uitgaven. Slechts 0,9% van de inkoopfacturen kon automatisch worden gematcht met een inkooporder. Daardoor vond de controle in de meeste gevallen pas plaats nadat de factuur was ontvangen. Dit leidde tot verschillende uitdagingen, zoals weinig inzicht in openstaande verplichtingen, beperkte controle op bestellingen en leveranciers, veel handmatige werkzaamheden binnen Finance, en beperkte mogelijkheden om spend te analyseren en te sturen.
Total Care wilde deze werkwijze fundamenteel veranderen door verplichtingen vooraf vast te leggen, medewerkers via de juiste bestelprocessen te ondersteunen en het volledige P2P-proces efficiënter en beter beheersbaar te maken. Met het programma Bestelmodule 2.0 nam Total Care de stap naar een toekomstbestendig inkoopproces. Na een zorgvuldig selectietraject viel de keuze op Coupa als nieuw bestelplatform, geïntegreerd met AFAS en Whitevision.
De rol van Spendlinq
Spendlinq begeleidde Total Care bij de softwareselectie en projectleiding tot en met de inrichting van processen, de implementatiebegeleiding en de organisatiebrede uitrol van het nieuwe inkoopplatform.
Samen met een multidisciplinair projectteam werden functionele eisen geïnventariseerd en vertaald naar een selectieproces voor een nieuw bestelplatform. Nadat de keuze voor Coupa was gemaakt, begeleidde Spendlinq de verdere inrichting van de processen en de samenwerking tussen Total Care, implementatiepartner Dynatos en de betrokken leveranciers.
De implementatie ging verder dan techniek alleen. Er werd veel aandacht besteed aan de impact op de organisatie. Managers werden meegenomen in de veranderingen, key users betrokken bij het testen van de oplossing en eindgebruikers getraind in het nieuwe bestelproces. Ook werden leveranciers voorbereid op de veranderde werkwijze en werd een beheerorganisatie ingericht, inclusief een Servicedesk Inkoop en functioneel beheer.
De oplossing
Samen met de projectorganisatie realiseerde Spendlinq een geïntegreerde P2P-oplossing met Coupa als centraal bestelplatform, gekoppeld aan AFAS als financieel systeem en Whitevision voor de digitale verwerking van facturen.
Medewerkers bestellen nu via centrale catalogi en gecontracteerde leveranciers, waarbij het systeem automatisch de juiste coderingen, autorisaties en goedkeuringsstromen ondersteunt. Goedgekeurde bestellingen worden rechtstreeks verzonden naar leveranciers en medewerkers hebben realtime inzicht in de status van bestellingen. Daarmee sluit het bestelproces beter aan op de factuurverwerking.
De technologie
Het resultaat
Met de nieuwe werkwijze heeft Total Care een belangrijke stap gezet naar een beter beheersbaar inkoopproces, waardoor de controle op uitgaven en contract compliance is vergroot. Daarnaast is de verwerking van PO-facturen efficiënter ingericht, zijn administratieve werkzaamheden binnen Finance verminderd en beschikken goedkeurders over één centrale werkomgeving, ook via de mobiele app. Tot slot legt Total Care hiermee een solide basis voor verdere spendanalyses en datagedreven stuurinformatie.
Over Total Care
Total Care is een Nederlands familiebedrijf en de moederorganisatie van CSU en Tzorg. CSU is marktleider in zakelijke schoonmaak en Tzorg marktleider in huishoudelijke ondersteuning en individuele begeleiding binnen de Wmo. Met gezamenlijk ruim 29.000 medewerkers zijn de organisaties dagelijks actief voor duizenden klanten en tienduizenden cliënten door heel Nederland. Total Care richt zich vanuit haar maatschappelijke rol op mensgerichte dienstverlening, innovatie, digitalisering en duurzaamheid.
